Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là tài liệu quan trọng để cá nhân thực hiện quyết toán thuế. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/07/2022, quy định về việc "tự in" chứng từ giấy đã chính thức được thay thế bằng chứng từ điện tử.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và những cập nhật mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp tư nhân để đảm bảo tính pháp lý và quyền lợi cho người lao động.

1. Khi nào doanh nghiệp bắt buộc phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, có một số lưu ý quan trọng:

• Cá nhân không ủy quyền quyết toán thuế: Doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ hoặc cấp một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần.
• Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên: Chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ trong một kỳ tính thuế.

Đặc biệt, theo cập nhật tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp cá nhân đã ủy quyền quyết toán thuế cho doanh nghiệp thì doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

2. Chấm dứt kỷ nguyên "tự in" giấy: Chứng từ điện tử là bắt buộc

Trước đây, doanh nghiệp có thể làm thủ tục đăng ký tự in chứng từ khấu trừ thuế TNCN trên giấy. Tuy nhiên, từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức trả thu nhập phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử.

"Chứng từ điện tử là các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật về phí, lệ phí, pháp luật về thuế."

3. Quy định về định dạng và nội dung chứng từ điện tử

Theo hướng dẫn tại Thông tư 32/2025/TT-BTC (thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC), chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử phải đảm bảo các yếu tố:

• Tên chứng từ: Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
• Ký hiệu mẫu số chứng từ và ký hiệu chứng từ: Tuân thủ quy định về đánh mã của cơ quan thuế.
• Số chứng từ: Là số thứ tự liên tiếp trong năm.
• Thông tin người nộp thuế: Tên, địa chỉ, mã số thuế, số CMND/CCCD/Hộ chiếu.
• Thông tin thuế: Khoản thu nhập, thời điểm trả thu nhập, số thuế đã khấu trừ.
• Chữ ký số: Phải có chữ ký số của tổ chức trả thu nhập.

4. Thủ tục đăng ký sử dụng cho doanh nghiệp tư nhân

Khác với quy định cũ phải nộp hồ sơ giấy để đăng ký tự in, hiện nay doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng chứng từ điện tử thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc cổng thông tin của Tổng cục Thuế.

Doanh nghiệp không cần phải gửi mẫu chứng từ đến cơ quan thuế như trước đây, nhưng phải đảm bảo định dạng dữ liệu theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hàng quý, doanh nghiệp phải thực hiện nộp Bảng kê sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN (Mẫu 05/CTT-TNCN) qua mạng.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp tư nhân nên chủ động liên hệ với các đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm kế toán để tích hợp tính năng xuất chứng từ điện tử, tránh việc sử dụng chứng từ giấy không còn giá trị pháp lý, dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ.