Trong hoạt động kinh doanh hàng ngày, không ít trường hợp khách hàng cá nhân mua lẻ thường từ chối nhận hóa đơn vì cảm thấy không cần thiết. Điều này dẫn đến tâm lý chủ quan của nhiều chủ cửa hàng, doanh nghiệp khi cho rằng khách không lấy thì không cần xuất. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý nghiêm trọng về thuế.

Bắt buộc xuất hóa đơn dù khách hàng không yêu cầu

Theo quy định pháp luật hiện hành, việc lập hóa đơn là nghĩa vụ của người bán để ghi nhận doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế, không phụ thuộc vào việc người mua có lấy hóa đơn hay không. Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP) đã nêu rõ:

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ...)"

Như vậy, ngay cả khi khách hàng cá nhân không lấy hóa đơn, người bán vẫn phải thực hiện thao tác lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Việc không xuất hóa đơn có thể bị coi là hành vi trốn thuế hoặc vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn khi khách không cung cấp thông tin

Một khó khăn thực tế là khi khách hàng không lấy hóa đơn, họ thường không cung cấp tên, địa chỉ hay mã số thuế. Để tháo gỡ vướng mắc này, khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã có những hướng dẫn cụ thể cho từng loại hình kinh doanh:

• Tại siêu thị, trung tâm thương mại: Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
• Bán lẻ xăng dầu: Đối với khách hàng cá nhân không kinh doanh, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có các chỉ tiêu về tên, địa chỉ, mã số thuế và chữ ký số của người mua.
• Dịch vụ vận tải hàng không: Chứng từ điện tử xuất qua website cho cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử và có thể lược bỏ một số tiêu thức như ký hiệu mẫu, mã số thuế, địa chỉ người mua...
• Kinh doanh Casino, trò chơi có thưởng: Tương tự, không nhất thiết phải ghi đầy đủ thông tin định danh của người chơi trên hóa đơn.

Đối với các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thông thường khác, khi khách hàng không lấy hóa đơn, người bán vẫn lập hóa đơn điện tử và ghi rõ tại tiêu thức người mua là "Người mua không lấy hóa đơn" hoặc "Khách hàng lẻ không cung cấp thông tin".

Lưu ý về định dạng dữ liệu

Hóa đơn phải được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế quy định tại Điều 10 và Điều 12 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Việc tuân thủ đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn giúp minh bạch hóa dòng tiền và quản lý kho bãi hiệu quả hơn.

Tóm lại, dù khách hàng có yêu cầu hay không, việc xuất hóa đơn là bắt buộc. Các chủ shop và doanh nghiệp cần cập nhật ngay các quy định mới nhất tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP để đảm bảo hoạt động kinh doanh đúng pháp luật.