Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng chặt chẽ, việc nắm vững các quy định về kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là nhiệm vụ trọng tâm của mỗi kế toán viên trong công ty cổ phần. Đặc biệt, tại thời điểm đầu năm 2019, các doanh nghiệp cần đối chiếu kỹ lưỡng các quy định tại Thông tư 156/2013/TT-BTC và Thông tư 92/2015/TT-BTC để tránh các sai sót dẫn đến bị xử phạt hành chính.

1. Đối tượng và nghĩa vụ nộp tờ khai thuế TNCN

Theo quy định tại Điều 2 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007, đối tượng nộp thuế bao gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú có thu nhập chịu thuế phát sinh trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam. Đối với công ty cổ phần, với vai trò là tổ chức trả thu nhập, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế, kê khai và nộp thuế thay cho người lao động.

Việc nộp tờ khai thuế TNCN không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp minh bạch hóa thu nhập của người lao động, tạo cơ sở để thực hiện quyết toán thuế cuối năm. Ngay cả khi trong tháng/quý không phát sinh số thuế khấu trừ, doanh nghiệp vẫn có thể phải nộp tờ khai tùy theo từng trường hợp cụ thể.

2. Xác định chu kỳ kê khai: Theo tháng hay theo quý?

Đây là câu hỏi thường gặp nhất đối với các kế toán mới. Theo quy định tại khoản 1 Điều 16 Thông tư 156/2013/TT-BTC (được sửa đổi bởi Thông tư 151/2014/TT-BTC), việc xác định chu kỳ khai thuế TNCN được căn cứ như sau:

• Kê khai theo tháng: Áp dụng đối với tổ chức trả thu nhập có phát sinh khấu trừ thuế TNCN trong tháng từ 50 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp doanh nghiệp thuộc diện khai thuế GTGT theo quý.
• Kê khai theo quý: Áp dụng đối với tổ chức trả thu nhập không thuộc diện khai thuế theo tháng hoặc doanh nghiệp đủ điều kiện khai thuế GTGT theo quý và lựa chọn khai thuế TNCN theo quý.

Lưu ý quan trọng: Việc xác định khai thuế theo tháng hay quý được thực hiện một lần kể từ tháng đầu tiên có phát sinh khấu trừ thuế và áp dụng cho cả năm dương lịch.

3. Hồ sơ kê khai thuế TNCN cho công ty cổ phần

Hồ sơ khai thuế TNCN đối với tổ chức trả thu nhập trong năm 2019 bao gồm:

• Tờ khai khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (Mẫu số 05/KK-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 92/2015/TT-BTC).
• Các chứng từ, tài liệu liên quan đến việc giảm trừ gia cảnh, thu nhập miễn thuế (nếu có) để lưu tại doanh nghiệp phục vụ công tác kiểm tra, quyết toán.

Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm Hỗ trợ kê khai (HTKK) phiên bản mới nhất để đảm bảo tính chính xác của các chỉ tiêu và dễ dàng nộp qua mạng qua hệ thống của Tổng cục Thuế.

4. Thời hạn nộp tờ khai và nộp tiền thuế

Căn cứ Điều 32 Luật Quản lý thuế 2006 (đã được sửa đổi, bổ sung), thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được quy định như sau:

• Khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Khai theo quý: Chậm nhất là ngày thứ 30 của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

"Thời hạn nộp thuế chậm nhất là ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế đối với trường hợp người nộp thuế tính thuế hoặc ngày ghi trên thông báo, quyết định, văn bản của cơ quan thuế."

Như vậy, ngày cuối cùng nộp tờ khai cũng chính là hạn chót để doanh nghiệp nộp tiền thuế vào ngân sách nhà nước nếu có phát sinh số thuế phải nộp.

5. Trường hợp không phải nộp tờ khai thuế TNCN

Một điểm cực kỳ quan trọng mà kế toán cần lưu ý tại thời điểm năm 2019: Theo hướng dẫn tại Điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập có phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì mới thực hiện khai thuế tháng hoặc quý. Trường hợp trong tháng hoặc quý, tổ chức, cá nhân trả thu nhập không phát sinh khấu trừ thuế TNCN thì không phải khai thuế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện quyết toán thuế TNCN năm dù có hay không phát sinh khấu trừ thuế trong năm, trừ trường hợp doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp các kế toán viên tại các công ty cổ phần tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục thuế. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về quy trình thực hiện hoặc cần tư vấn chuyên sâu về tối ưu chi phí thuế, quý khách hàng vui lòng liên hệ với đội ngũ chuyên gia pháp lý để được hỗ trợ kịp thời.