Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ tại Việt Nam năm 2020, việc sử dụng chữ ký số đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH một thành viên khi thực hiện kê khai thuế, bảo hiểm xã hội và các giao dịch điện tử khác. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, vì lý do bảo mật hoặc thay đổi thiết bị lưu khóa, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi cặp khóa chứng thư số.

Căn cứ pháp lý về việc thay đổi cặp khóa chứng thư số

Việc thay đổi cặp khóa cho thuê bao được quy định rõ ràng tại các văn bản pháp luật hiện hành. Cụ thể, theo quy định tại Điều 27 Nghị định 130/2018/NĐ-CP hướng dẫn Luật Giao dịch điện tử 2005 về chữ ký số:

"Trong trường hợp thuê bao có nhu cầu thay đổi cặp khóa, thuê bao phải có đơn đề nghị thay đổi cặp khóa. Việc tạo khóa, phân phối khóa và công bố chứng thư số với khóa công khai mới thực hiện theo các quy định tại các Điều 24 và 25 Nghị định này."

Như vậy, khi có nhu cầu thay đổi, doanh nghiệp bắt buộc phải lập Giấy đề nghị thay đổi cặp khóa gửi đến tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (CA) đang sử dụng.

Khi nào doanh nghiệp cần thay đổi cặp khóa?

Thông thường, một Công ty TNHH một thành viên sẽ cần thực hiện thủ tục này trong các trường hợp sau:

• Nghi ngờ lộ khóa bí mật: Khi doanh nghiệp phát hiện hoặc nghi ngờ mật khẩu (PIN) của USB Token bị lộ hoặc thiết bị lưu khóa bị truy cập trái phép.
• Hỏng hóc thiết bị lưu khóa: USB Token bị hỏng vật lý, không thể kết nối hoặc đọc dữ liệu.
• Nâng cấp tiêu chuẩn bảo mật: Thay đổi từ các thuật toán cũ sang các tiêu chuẩn bảo mật mới hơn theo khuyến nghị của nhà cung cấp dịch vụ.
• Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Mặc dù chứng thư số cấp cho doanh nghiệp, nhưng việc thay đổi người cầm giữ khóa bí mật cũng thường đi kèm với việc làm mới cặp khóa để đảm bảo tính trách nhiệm.

Mẫu Giấy đề nghị thay đổi cặp khóa thuê bao chứng thư số

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:

GIẤY ĐỀ NGHỊ THAY ĐỔI CẶP KHÓA

Kính gửi: (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số - CA)

(Tên doanh nghiệp) đề nghị (Tên Nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số) thay đổi cặp khóa cho:

1. Thông tin chủ thuê bao đề nghị thay đổi cặp khóa

• Tên doanh nghiệp: ............................................................................
• Mã số doanh nghiệp: ..................................... do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và đầu tư cấp ngày..................
• Địa chỉ trụ sở chính: ..........................................................................................................................
• Đại diện theo pháp luật: Ông/Bà: .................................................... Chức vụ: ...............................
• CMND/CCCD/Hộ chiếu số: ......................... cấp ngày: .................. tại: ........................................

2. Thông tin về chứng thư số đã được cấp

• Mã số chứng thư: ...................................
• Ngày cấp: ............................. Ngày hết hạn: ...................................
• Lý do thay đổi: ...............................................................................................................................

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn về tính trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

Quy trình thực hiện sau khi gửi đề nghị

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, nhà cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện các bước theo quy định tại Điều 24 và Điều 25 Nghị định 130/2018/NĐ-CP:

1. Tạo cặp khóa mới: Bao gồm khóa bí mật (Private Key) và khóa công khai (Public Key).
2. Phân phối khóa: Khóa bí mật sẽ được lưu trữ an toàn trong thiết bị chuyên dụng (như USB Token hoặc Smartcard) và giao cho doanh nghiệp.
3. Công bố chứng thư số: Nhà cung cấp sẽ tạo chứng thư số mới chứa khóa công khai mới và công bố trên cơ sở dữ liệu chứng thư số của họ.

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động liên tục mà còn đảm bảo tính pháp lý tuyệt đối cho các giao dịch điện tử theo đúng tinh thần của Luật Giao dịch điện tử.