Trong quá trình hoạt động, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi hình thức mẫu dấu, giải thể văn phòng đại diện hoặc thay đổi thông tin đăng ký, các doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện thủ tục hủy mẫu con dấu cũ. Việc nắm vững quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đảm bảo tính minh bạch trong các giao dịch dân sự và kinh tế.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh thủ tục hủy mẫu con dấu năm 2018

Tại thời điểm năm 2018, các hoạt động về đăng ký doanh nghiệp và quản lý con dấu được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Bên cạnh đó, quy trình thông báo mẫu dấu và hủy mẫu dấu được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Cụ thể, khi có sự thay đổi hoặc hủy bỏ mẫu con dấu, doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở để công bố công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Hồ sơ và quy trình thực hiện hủy mẫu con dấu văn phòng đại diện

Để thực hiện thủ tục này, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ bao gồm Thông báo về việc hủy mẫu con dấu. Đây là văn bản quan trọng nhất thể hiện ý chí của doanh nghiệp về việc chấm dứt hiệu lực của mẫu dấu hiện tại.

Các bước thực hiện cụ thể như sau:

• Bước 1: Soạn thảo Thông báo theo mẫu quy định (tham khảo mẫu bên dưới).
• Bước 2: Người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu (nếu có) vào văn bản.
• Bước 3: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh hoặc nộp trực tuyến qua mạng điện tử.
• Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận và thực hiện đăng tải thông tin hủy mẫu dấu lên hệ thống quốc gia.

Mẫu Thông báo hủy mẫu con dấu văn phòng đại diện doanh nghiệp tư nhân

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được trình bày theo quy định hiện hành, doanh nghiệp có thể sao chép và điền thông tin tương ứng:

(TÊN DOANH NGHIỆP) -------- Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: …………………………….............................

Mã số doanh nghiệp: .......................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (nếu không có mã số thuế): .......................................................................

Ngày cấp: …../…../…….. Nơi cấp: ................................................................................

Thông báo về việc hủy mẫu con dấu như sau:

1. Thông tin về văn phòng đại diện:

- Tên văn phòng đại diện: ...............................................................................................

- Mã số văn phòng đại diện: ............................................................................................

2. Hình thức mẫu con dấu:

Mẫu con dấu (Đóng dấu trực tiếp vào đây)

Ghi chú

3. Thời điểm hết hiệu lực của mẫu con dấu: từ ngày .... tháng ... năm ...

Đề nghị Quý Phòng công bố việc hủy mẫu con dấu của văn phòng đại diện trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Thông báo này.

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện hủy mẫu dấu

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng kể từ thời điểm ghi trong thông báo, mẫu con dấu cũ sẽ không còn giá trị pháp lý trong các giao dịch. Do đó, việc xác định chính xác ngày hết hiệu lực là vô cùng quan trọng để tránh các tranh chấp phát sinh với đối tác hoặc cơ quan nhà nước.

Ngoài ra, theo quy định tại Nghị định 96/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp có trách nhiệm tự quản lý và lưu giữ con dấu của mình. Việc hủy mẫu dấu trên hệ thống đăng ký kinh doanh là thủ tục hành chính bắt buộc để công khai hóa tình trạng pháp lý của con dấu đó.