Trong quá trình hoạt động kinh doanh, vì nhiều lý do khách quan hoặc chủ quan như thay đổi định hướng thương hiệu, giải thể doanh nghiệp hoặc không còn nhu cầu duy trì sự hiện diện trực tuyến, các Công ty TNHH một thành viên thường phải thực hiện thủ tục hoàn trả tên miền quốc gia ".vn". Việc nắm vững quy trình và mẫu văn bản chuẩn xác không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về quản lý tài nguyên Internet.

Doanh nghiệp cần thực hiện đúng quy trình hoàn trả tên miền để tránh các rắc rối pháp lý phát sinh (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý điều chỉnh việc hoàn trả tên miền năm 2019

Tại thời điểm năm 2019, hoạt động quản lý và sử dụng tài nguyên Internet, bao gồm cả việc đăng ký và hoàn trả tên miền, được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 24/2015/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông. Đặc biệt, kể từ ngày 15/09/2019, Thông tư 06/2019/TT-BTTTT đã có những sửa đổi, bổ sung quan trọng nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính cho người dân và doanh nghiệp.

Theo quy định, chủ thể tên miền có quyền hoàn trả tên miền khi không còn nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, việc hoàn trả phải được thực hiện thông qua Nhà đăng ký đang quản lý tên miền đó. Sau khi tiếp nhận đơn hợp lệ, Nhà đăng ký sẽ phối hợp với Trung tâm Internet Việt Nam (VNNIC) để thu hồi và đưa tên miền về trạng thái tự do để các chủ thể khác có thể đăng ký sử dụng.

Mẫu đơn đề nghị hoàn trả tên miền ".vn" chuẩn xác

Dưới đây là mẫu đơn đề nghị hoàn trả tên miền dành cho Công ty TNHH một thành viên, được trình bày theo đúng quy chuẩn văn bản hành chính:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

 

ĐƠN ĐỀ NGHỊ HOÀN TRẢ TÊN MIỀN “.VN”

 

Kính gửi: ………….. (Tên của Nhà đăng ký tên miền “.vn”)

 

Chúng tôi là chủ thể tên miền ………………….. hiện nay không còn nhu cầu sử dụng nữa, chúng tôi làm đơn hoàn trả tên miền và đề nghị Nhà đăng ký ……………………. .…………………………. .……..................................... xem xét thu hồi tên miền. Các thông tin chi tiết của tên miền như sau:

1. Tên miền đề nghị hoàn trả: ………………………………………………………………………………..

- Ngày đăng ký: ……………………………………………………….……

- Ngày hết hạn: ……………………………………………………………..

- Nhà đăng ký quản lý: ……………………………………………………..

2. Thông tin của chủ thể tên miền:

- Tên doanh nghiệp: ......................................................................................

- Tên Giao dịch Quốc tế (nếu có): ..............................................................

- Tên viết tắt (nếu có): ...............................................................................

- Địa chỉ: ....................................................................................................

- Điện thoại: ..................................... Fax (nếu có):  ...................................

- Email: ............................................................................................................

3. Thông tin của người chịu trách nhiệm quản lý tên miền:

- Họ và tên: …………………………………………………………………

- Số CMTND/hộ chiếu (đối với cá nhân người nước ngoài): …..…………

- Địa chỉ liên hệ: ……………………………………………………………

- Điện thoại: ……..…………………………………………………………

- Email: ……………………………………………………………………

4. Lý do hoàn trả tên miền: ………………………………………………………………………………

​Chúng tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các thông tin cung cấp và cam kết tuân thủ các quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng tài nguyên Internet.

Xác nhận của chủ thể tên miền

(người đại diện theo pháp luật ký tên và đóng dấu)

Hồ sơ hoàn trả tên miền cần được đóng dấu pháp nhân của doanh nghiệp (ảnh minh họa)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện hoàn trả tên miền

Khi thực hiện thủ tục này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau để tránh các vướng mắc phát sinh:

• Tính pháp lý của người ký đơn: Đơn phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH một thành viên và có đóng dấu hợp lệ. Trường hợp ủy quyền, phải có văn bản ủy quyền kèm theo.
• Nghĩa vụ tài chính: Việc hoàn trả tên miền không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp được hoàn lại phí đăng ký hoặc phí duy trì đã nộp cho thời gian còn lại của tên miền.
• Trạng thái tên miền: Tên miền đang trong quá trình tranh chấp hoặc đang bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền phong tỏa sẽ không được phép thực hiện thủ tục hoàn trả cho đến khi có kết luận cuối cùng.
• Thời gian xử lý: Thông thường, sau khi nhận được đơn hợp lệ, Nhà đăng ký sẽ xử lý trong vòng 1-3 ngày làm việc.

Việc chủ động hoàn trả tên miền khi không còn sử dụng là một hành động văn minh, giúp giải phóng tài nguyên số cho cộng đồng và tránh các rủi ro về việc bị lợi dụng tên miền cũ cho các mục đích không lành mạnh. Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, nên liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Nhà đăng ký để được hướng dẫn chi tiết.