Trong kỷ nguyên số, việc bảo vệ thông tin riêng tư không chỉ là trách nhiệm đạo đức mà còn là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 356/2025/NĐ-CP, các tổ chức và cá nhân tham gia vào hoạt động xử lý dữ liệu phải thực hiện đánh giá tác động để đảm bảo an toàn thông tin. Vậy những ai thuộc diện bắt buộc và quy trình thực hiện như thế nào?

Những ai bắt buộc phải lập hồ sơ đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân?

Đánh giá tác động xử lý dữ liệu cá nhân là một yêu cầu trọng yếu nhằm nhận diện và giảm thiểu các rủi ro tiềm ẩn. Tuy nhiên, không phải mọi chủ thể đều phải lập hồ sơ này. Căn cứ theo Điều 18 Nghị định 356/2025/NĐ-CP, nghĩa vụ này đặc biệt nhấn mạnh vào các nhóm đối tượng có hoạt động chuyển dữ liệu xuyên biên giới.

Cụ thể, các tổ chức, cá nhân cần lưu ý nếu thuộc một trong các trường hợp sau:

• Thực hiện chuyển dữ liệu cá nhân đang lưu trữ tại Việt Nam ra các hệ thống lưu trữ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Các đơn vị tại Việt Nam chuyển giao dữ liệu cho các đối tác, tổ chức hoặc cá nhân ở nước ngoài.
• Sử dụng các nền tảng trực tuyến, dịch vụ đám mây có máy chủ đặt tại nước ngoài để xử lý dữ liệu của người dùng được thu thập trong nước.

Việc xác định đúng đối tượng giúp doanh nghiệp chủ động trong công tác tuân thủ, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có khi cơ quan chức năng tiến hành thanh kiểm tra.

Chi tiết bộ hồ sơ thông báo đánh giá tác động cần chuẩn bị

Để thực hiện thủ tục theo đúng tinh thần của Quyết định 778/QĐ-BCA-A05, chủ hồ sơ cần chuẩn bị một bộ tài liệu đầy đủ và chính xác. Thay vì chỉ liệt kê các mẫu đơn, doanh nghiệp cần chú trọng vào tính logic và minh chứng của các tài liệu đi kèm.

Thành phần hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Văn bản thông báo: Sử dụng Mẫu số 02a (đối với tổ chức) hoặc Mẫu số 02b (đối với cá nhân). Đây là văn bản chính thức gửi tới cơ quan chức năng.
• Báo cáo đánh giá tác động (Mẫu số 10): Đây là linh hồn của bộ hồ sơ, trình bày chi tiết các biện pháp kỹ thuật và tổ chức để bảo vệ dữ liệu.
• Tài liệu về nhân sự: Bản sao quyết định phân công bộ phận hoặc cá nhân chịu trách nhiệm bảo vệ dữ liệu.
• Các cam kết và hợp đồng: Bản sao hợp đồng dịch vụ bảo vệ dữ liệu hoặc các thỏa thuận xử lý dữ liệu với các bên liên quan (nếu có).

Ngoài ra, doanh nghiệp nên đính kèm các tài liệu chứng minh năng lực của nhân sự và các quy trình nội bộ về bảo mật để tăng tính thuyết phục cho hồ sơ.

Quy trình thực hiện và thời hạn giải quyết tại Bộ Công an

Hiện nay, Bộ Công an đã tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp thông qua nhiều hình thức nộp hồ sơ linh hoạt. Bạn có thể lựa chọn nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, gửi qua bưu chính hoặc nộp trực tiếp tại Cục An ninh mạng và phòng, chống tội phạm sử dụng công nghệ cao (A05).

Trình tự thực hiện được gói gọn trong 3 bước chuyên nghiệp:

1. Tiếp nhận: Sau khi chuẩn bị đủ hồ sơ, chủ thể nộp về Cục A05.
2. Thẩm định: Trong vòng 15 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan chức năng sẽ tiến hành đánh giá nội dung báo cáo.
3. Trả kết quả: Cục A05 sẽ gửi thông báo kết quả chính thức. Trong trường hợp hồ sơ cần bổ sung, doanh nghiệp có 30 ngày để hoàn thiện theo yêu cầu.

Việc tuân thủ nghiêm túc thủ tục này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động đúng luật mà còn xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng về sự an toàn của thông tin cá nhân.