Xây dựng hệ thống thang lương, bảng lương không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019 với nhiều thay đổi về mức lương tối thiểu vùng và các quy định về thủ tục hành chính, việc nắm vững cách soạn thảo văn bản thông báo thang lương, bảng lương là vô cùng cần thiết.

Quy định mới nhất về thông báo thang bảng lương năm 2019

Theo quy định tại Bộ Luật lao động 2012 và hướng dẫn tại Nghị định 49/2013/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm tự xây dựng thang lương, bảng lương để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động và thỏa thuận mức lương trong hợp đồng lao động.

Doanh nghiệp nào được miễn thủ tục gửi thang bảng lương?

Một trong những điểm sáng pháp lý đáng chú ý nhất áp dụng từ cuối năm 2018 và xuyên suốt năm 2019 chính là quy định tại Nghị định 121/2018/NĐ-CP. Cụ thể:

"Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 lao động được miễn thủ tục gửi thang lương, bảng lương, định mức lao động cho cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp huyện nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp."

Như vậy, các doanh nghiệp siêu nhỏ đã được cắt giảm đáng kể thủ tục hành chính. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên, việc gửi văn bản thông báo kèm theo hệ thống thang bảng lương vẫn là yêu cầu bắt buộc.

Mẫu văn bản thông báo thang lương, bảng lương chuẩn nhất

Dưới đây là mẫu văn bản thông báo được thiết kế chuẩn theo các quy định hiện hành tại thời điểm tháng 7/2019, giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục với Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.

Kính gửi: Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận/huyện ……………………………

• Căn cứ Bộ Luật lao động 2012;
• Căn cứ Nghị định 49/2013/NĐ-CP và Nghị định 121/2018/NĐ-CP;
• Căn cứ Nghị định 157/2018/NĐ-CP quy định mức lương tối thiểu vùng năm 2019;
• Căn cứ tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị.

Để doanh nghiệp có cơ sở thỏa thuận tiền lương khi ký kết hợp đồng lao động, thực hiện chế độ nâng bậc lương, đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và các chế độ khác theo quy định, Công ty ……………… tự xây dựng và xin thông báo Hệ thống Thang lương, bảng lương áp dụng cho toàn thể cán bộ, nhân viên.

Thông tin chung:

• Tổng số lao động: ……… người.
• Số lao động nữ: ……… người.
• Thời điểm áp dụng: Từ ngày ……/……/2019.

Doanh nghiệp cam kết hệ thống thang lương, bảng lương này được xây dựng đúng quy định pháp luật và đã tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở.

Lưu ý quan trọng khi xây dựng thang bảng lương năm 2019

Khi soạn thảo văn bản thông báo và bảng lương đính kèm, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc tại Điều 7 Nghị định 49/2013/NĐ-CP:

1. Mức lương thấp nhất: Không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định tại Nghị định 157/2018/NĐ-CP.
2. Lao động qua đào tạo: Phải cao hơn ít nhất 7% so với mức lương tối thiểu vùng.
3. Khoảng cách giữa các bậc lương: Khuyến khích ít nhất là 5% để tạo động lực cho người lao động phấn đấu nâng cao trình độ.
4. Công việc độc hại, nguy hiểm: Mức lương phải cao hơn ít nhất 5% hoặc 7% tùy theo mức độ so với công việc có điều kiện lao động bình thường.

Việc không thông báo hoặc xây dựng thang bảng lương sai quy định có thể khiến doanh nghiệp đối mặt với mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.

Hy vọng mẫu văn bản và những hướng dẫn trên đây sẽ giúp quý doanh nghiệp hoàn thiện hồ sơ pháp lý về tiền lương một cách nhanh chóng và chính xác nhất trong năm 2019.