Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với loại hình Công ty TNHH Một thành viên, việc xác định và cam kết địa chỉ trụ sở chính xác là một trong những yêu cầu tiên quyết của cơ quan thuế. Tính đến thời điểm tháng 08/2019, các quy định về quản lý thuế và đăng ký doanh nghiệp ngày càng trở nên chặt chẽ nhằm hạn chế tình trạng "doanh nghiệp ma" hoặc doanh nghiệp bỏ địa chỉ kinh doanh.

Tầm quan trọng của văn bản cam kết địa chỉ kinh doanh năm 2019

Theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014, trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, ngách, hẻm, ngõ phố, phố, đường hoặc thôn, xóm, ấp, xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Việc lập Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp khẳng định với cơ quan thuế quản lý trực tiếp rằng đơn vị đang hoạt động thực tế tại địa chỉ đã đăng ký. Điều này đặc biệt quan trọng khi doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo phát hành hóa đơn lần đầu hoặc khi có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh theo hướng dẫn tại Thông tư 95/2016/TT-BTC.

Căn cứ pháp lý áp dụng trong bối cảnh 2019

Các doanh nghiệp cần đối chiếu các quy định sau để đảm bảo tính hợp pháp của văn bản cam kết:

• Luật Doanh nghiệp 2014: Quy định chung về trụ sở và nghĩa vụ của doanh nghiệp.
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, trình tự đăng ký doanh nghiệp.
• Thông tư 95/2016/TT-BTC: Quy định về đăng ký thuế và xác minh thông tin người nộp thuế.

Mẫu văn bản cam kết và hướng dẫn chi tiết

Dưới đây là nội dung mẫu cam kết thường được các cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp thực hiện:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

CAM KẾT

Kính gửi: (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)

Tên người nộp thuế: .................................................................................................
Mã số thuế: ...............................................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính (Ghi theo đăng ký thuế): ...........................................................
Địa chỉ nhận thông báo thuế (Ghi theo đăng ký thuế): ...............................................
Số điện thoại liên hệ: .................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: .................................................................................
Ngành nghề kinh doanh chính: .................................................................................

Chúng tôi cam kết địa chỉ sản xuất kinh doanh thực tế phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư. Việc khai báo trên là đúng sự thật, nếu phát hiện sai đơn vị xin chịu trách nhiệm trước pháp luật./.

Những lưu ý khi kê khai địa chỉ trụ sở thực tế

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng, cơ quan thuế có quyền kiểm tra thực tế tại trụ sở mà không cần báo trước. Nếu tại thời điểm kiểm tra, doanh nghiệp không hoạt động tại địa chỉ đã cam kết, cơ quan thuế sẽ thực hiện các biện pháp cưỡng chế như:

1. Khóa mã số thuế của doanh nghiệp trên hệ thống toàn quốc.
2. Thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng.
3. Đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh thu hồi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định tại Điều 211 Luật Doanh nghiệp 2014.

Vì vậy, việc duy trì sự hiện diện tại trụ sở và treo biển hiệu công ty là nghĩa vụ bắt buộc để đảm bảo quyền lợi pháp lý của doanh nghiệp.