Trong bối cảnh các quy định về an toàn cháy nổ ngày càng được siết chặt, việc lập và duy trì Sổ theo dõi phương tiện phòng cháy và chữa cháy (PCCC) không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là yếu tố then chốt để bảo vệ tài sản và tính mạng con người tại các doanh nghiệp tư nhân. Theo quy định hiện hành tại thời điểm đầu năm 2020, mọi cơ sở sản xuất, kinh doanh đều phải có hệ thống hồ sơ quản lý PCCC đầy đủ và khoa học.

1. Căn cứ pháp lý về việc lập sổ theo dõi phương tiện PCCC

Việc quản lý phương tiện PCCC tại các doanh nghiệp tư nhân được điều chỉnh bởi các văn bản quy phạm pháp luật quan trọng sau:

• Luật phòng cháy, chữa cháy sửa đổi 2013.
• Nghị định 79/2014/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Phòng cháy và chữa cháy.
• Thông tư 66/2014/TT-BCA quy định về hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy.

Cụ thể, tại Điều 3 Thông tư 66/2014/TT-BCA, pháp luật yêu cầu các cơ sở phải có danh mục thống kê các phương tiện phòng cháy và chữa cháy, kèm theo đó là hồ sơ theo dõi tình trạng kỹ thuật của từng loại thiết bị.

2. Nội dung bắt buộc trong Sổ theo dõi phương tiện PCCC

Một cuốn sổ theo dõi đạt chuẩn cần đảm bảo cung cấp đầy đủ các thông tin về số lượng, chất lượng và lịch sử bảo dưỡng của thiết bị. Thông thường, sổ được chia làm hai phần chính:

2.1. Bảng tổng hợp phương tiện PCCC

Phần này giúp người quản lý có cái nhìn tổng thể về toàn bộ trang thiết bị hiện có tại doanh nghiệp. Các cột thông tin cần có bao gồm:

• Số thứ tự và ngày đưa vào sử dụng.
• Loại phương tiện (Bình bột ABC, bình khí CO2, vòi chữa cháy, đầu báo khói...).
• Ký mã hiệu và số lượng cụ thể.
• Đơn vị tính và tình trạng kỹ thuật tại thời điểm kiểm tra (Đạt hoặc Không đạt).

2.2. Bảng theo dõi chi tiết tình trạng kỹ thuật

Đối với các hệ thống phức tạp như hệ thống báo cháy tự động hoặc hệ thống chữa cháy vách tường, doanh nghiệp cần lập bảng theo dõi riêng cho từng hạng mục. Nội dung kiểm tra phải ghi rõ:

• Ngày, tháng kiểm tra định kỳ.
• Nội dung công việc đã thực hiện (thử áp suất, kiểm tra niêm phong, thay mới phụ kiện...).
• Kết luận của người kiểm tra và chữ ký xác nhận của người có trách nhiệm.

3. Tầm quan trọng của việc ghi chép sổ sách đối với doanh nghiệp tư nhân

Việc duy trì sổ theo dõi không chỉ là hình thức đối phó với các đoàn kiểm tra liên ngành mà còn mang lại lợi ích thiết thực:

1. Đảm bảo thiết bị luôn sẵn sàng: Giúp phát hiện kịp thời các bình chữa cháy hết hạn hoặc hỏng hóc để thay thế, tránh tình trạng "có cũng như không" khi xảy ra sự cố.
2. Căn cứ pháp lý khi có sự cố: Nếu xảy ra cháy nổ, hồ sơ PCCC đầy đủ là bằng chứng cho thấy doanh nghiệp đã thực hiện đúng trách nhiệm phòng ngừa, giúp giảm thiểu trách nhiệm pháp lý và hỗ trợ thủ tục bảo hiểm.
3. Tuân thủ quy định xử phạt: Theo Nghị định 167/2013/NĐ-CP (có hiệu lực tại thời điểm 2020), việc không lập hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC có thể bị xử phạt hành chính từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng.

"Cơ sở có nguy hiểm về cháy, nổ phải lập hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy theo quy định của Bộ Công an." - Trích dẫn tinh thần quy định tại Luật PCCC.

4. Lời khuyên cho chủ doanh nghiệp tư nhân

Chủ doanh nghiệp nên phân công một cán bộ chuyên trách hoặc đội trưởng đội PCCC cơ sở chịu trách nhiệm chính trong việc ghi chép sổ này. Định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý, cần có sự kiểm tra chéo để đảm bảo thông tin trong sổ khớp với thực tế tại hiện trường. Đừng để đến khi có đoàn kiểm tra mới bắt đầu "hồi ký" lại các hoạt động bảo dưỡng, vì điều này rất dễ dẫn đến sai sót và không phản ánh đúng tình trạng an toàn của cơ sở.