Trong bối cảnh quản trị doanh nghiệp hiện đại, việc thiết lập hệ thống hồ sơ nhân sự bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là yêu cầu bắt buộc của pháp luật. Đối với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc lập Sổ quản lý lao động là một trong những nhiệm vụ hàng đầu mà bộ phận nhân sự cần thực hiện ngay từ khi bắt đầu hoạt động.

Quy định pháp lý về việc lập Sổ quản lý lao động năm 2019

Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2012 và hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 05/2015/NĐ-CP, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập sổ quản lý lao động kể từ ngày bắt đầu hoạt động.

Cụ thể, tại Điều 7 Nghị định 05/2015/NĐ-CP quy định về sổ quản lý lao động như sau:

"1. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
2. Sổ quản lý lao động được lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử nhưng phải bảo đảm các nội dung cơ bản về người lao động..."

Các thông tin bắt buộc phải có trong Sổ quản lý lao động

Một cuốn sổ quản lý lao động đúng chuẩn cần phải thể hiện đầy đủ các thông tin biến động của nhân sự trong suốt quá trình làm việc tại công ty. Các tiêu chí này bao gồm:

• Thông tin cá nhân: Họ và tên, giới tính, năm sinh, quốc tịch, địa chỉ thường trú, số CMND hoặc hộ chiếu.
• Trình độ và kỹ năng: Trình độ chuyên môn kỹ thuật, bậc trình độ kỹ năng nghề.
• Thông tin công việc: Vị trí làm việc, loại hợp đồng lao động đã ký kết, thời điểm bắt đầu làm việc.
• Chế độ đãi ngộ: Tham gia bảo hiểm (BHXH, BHYT, BHTN), mức lương cơ bản, các đợt nâng bậc, nâng lương.
• Quá trình làm việc: Số ngày nghỉ trong năm, lý do nghỉ, số giờ làm thêm, các khóa đào tạo bồi dưỡng.
• Kỷ luật và tai nạn: Các hình thức kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất, thông tin về tai nạn lao động hoặc bệnh nghề nghiệp (nếu có).
• Kết thúc làm việc: Thời điểm chấm dứt hợp đồng lao động và lý do cụ thể.

Mẫu Sổ quản lý lao động cho Công ty TNHH hai thành viên trở lên

Dưới đây là mẫu bảng biểu chi tiết mà các doanh nghiệp có thể áp dụng để quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp và tuân thủ đúng quy định của Thông tư 23/2014/TT-BLĐTBXH:

Lưu ý quan trọng khi quản lý và lưu trữ

Việc lập sổ chỉ là bước đầu tiên, quan trọng hơn là công tác cập nhật và lưu trữ. Doanh nghiệp cần lưu ý:

1. Thời hạn cập nhật: Mọi thay đổi về nhân sự (tuyển mới, nghỉ việc, nâng lương, kỷ luật) phải được cập nhật kịp thời vào sổ.
2. Hình thức lưu trữ: Có thể sử dụng sổ giấy truyền thống hoặc phần mềm quản lý nhân sự (sổ điện tử). Tuy nhiên, sổ điện tử phải đảm bảo khả năng xuất dữ liệu khi có yêu cầu kiểm tra của cơ quan chức năng.
3. Báo cáo định kỳ: Định kỳ 06 tháng và hằng năm, doanh nghiệp phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội nơi đặt trụ sở chính.

Việc thực hiện đúng quy định về Sổ quản lý lao động không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý, bị xử phạt hành chính mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác quản trị nguồn nhân lực.