Trong quá trình hoạt động và đăng ký doanh nghiệp tại Việt Nam, đối với các công ty có chủ sở hữu hoặc cổ đông là tổ chức nước ngoài, việc xác định và lập Danh sách người đại diện theo ủy quyền là một thủ tục pháp lý bắt buộc và vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của nhà đầu tư nước ngoài được thực hiện đúng quy định pháp luật hiện hành.

Căn cứ pháp lý về người đại diện theo ủy quyền

Theo quy định tại Điều 15 Luật Doanh nghiệp 2014, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.

Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải được thông báo bằng văn bản cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo. Văn bản cử người đại diện theo ủy quyền phải được lưu giữ tại trụ sở chính của công ty.

Mẫu Danh sách người đại diện theo ủy quyền

Khi thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp hoặc thay đổi nội dung đăng ký, doanh nghiệp cần sử dụng mẫu danh sách được ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT của Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Dưới đây là các nội dung chính cần có trong danh sách:

DANH SÁCH NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO ỦY QUYỀN

STT	Chủ sở hữu/Cổ đông là tổ chức nước ngoài	Tên người đại diện theo ủy quyền	Ngày sinh	Quốc tịch	Số hộ chiếu/Định danh	Vốn được ủy quyền	Chữ ký
1	...	...	...	...	...	...	...

Các lưu ý quan trọng khi kê khai danh sách

Để hồ sơ được cơ quan đăng ký kinh doanh chấp thuận, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Thông tin cá nhân: Phải khớp hoàn toàn với Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác. Đối với người nước ngoài, hộ chiếu phải còn hiệu lực và được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ trường hợp được miễn).
• Vốn được ủy quyền: Cần ghi rõ tổng giá trị vốn được đại diện bằng số (VNĐ) và giá trị tương đương theo đơn vị tiền nước ngoài (nếu có), kèm theo tỷ lệ phần trăm (%) tương ứng.
• Thời điểm đại diện: Ghi rõ ngày bắt đầu thực hiện quyền đại diện phần vốn theo văn bản ủy quyền của tổ chức.
• Chữ ký: Người đại diện theo pháp luật của công ty phải ký trực tiếp vào danh sách để xác nhận tính chính xác của thông tin.

Trách nhiệm của người đại diện theo ủy quyền

Người đại diện theo ủy quyền có trách nhiệm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông tại Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông theo quy định. Mọi hạn chế của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đối với người đại diện theo ủy quyền trong việc thực hiện các quyền tương ứng tại công ty đều không có hiệu lực đối với bên thứ ba, trừ trường hợp bên thứ ba biết về hạn chế đó.

Việc tuân thủ đúng các quy định về Nghị định 78/2015/NĐ-CP sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đẩy nhanh tiến độ thực hiện các thủ tục hành chính tại Việt Nam.