Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc kiểm soát và báo cáo tình hình sử dụng ấn chỉ, chứng từ là một khâu then chốt trong công tác kế toán. Tính đến thời điểm năm 2019, các quy định về hóa đơn và chứng từ vẫn được thực hiện nghiêm ngặt theo lộ trình chuyển đổi số, đòi hỏi sự chính xác tuyệt đối trong việc kê khai số lượng tồn cuối kỳ.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh hoạt động báo cáo ấn chỉ năm 2019

Việc lập báo cáo số lượng tồn chứng từ cuối kỳ không chỉ là nghiệp vụ nội bộ mà còn là yêu cầu tuân thủ pháp luật thuế. Cụ thể, các doanh nghiệp cần đối chiếu với các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Nghị định 51/2010/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành các quy định về hóa đơn.

Theo quy định tại Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC, hàng quý, tổ chức kinh doanh có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, bao gồm cả số lượng tồn chưa sử dụng.

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê ấn chỉ tồn cuối kỳ

Bảng kê ấn chỉ là biểu mẫu dùng để theo dõi chi tiết các loại chứng từ có mệnh giá hoặc không mệnh giá nhưng có ký hiệu mẫu và số thứ tự liên tục. Đối với Công ty TNHH hai thành viên, bảng kê này cần thể hiện rõ các cột thông tin sau:

1. Ký hiệu mẫu và Ký hiệu hóa đơn: Phải ghi chính xác theo thông báo phát hành hóa đơn đã đăng ký với cơ quan thuế.
2. Số lượng tồn đầu kỳ: Số lượng chứng từ chưa sử dụng chuyển sang từ kỳ trước.
3. Số lượng sử dụng trong kỳ: Tổng số chứng từ đã xuất cho khách hàng hoặc sử dụng cho mục đích nội bộ.
4. Số lượng tồn cuối kỳ: Được tính bằng công thức: Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Sử dụng/Hủy trong kỳ.

Mẫu bảng kê ấn chỉ tham khảo

Dưới đây là cấu trúc cơ bản của bảng kê mà doanh nghiệp thường sử dụng trong năm 2019:

BẢNG KÊ ẤN CHỈ
- STT: Thứ tự các loại ấn chỉ.
- Tên ấn chỉ: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi...
- Từ số... đến số...: Dải số thứ tự của các chứng từ còn tồn.
- Số lượng: Tổng số tờ/quyển còn lại.

Lưu ý quan trọng về thời hạn và trách nhiệm báo cáo

Trong năm 2019, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau. Việc chậm trễ hoặc sai sót trong báo cáo số lượng tồn có thể dẫn đến các mức xử phạt hành chính theo quy định về quản lý thuế và hóa đơn.

Ngoài ra, với sự ra đời của các quy định mới về hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cũng cần rà soát lại số lượng hóa đơn giấy còn tồn để có phương án xử lý phù hợp trước khi chuyển đổi hoàn toàn sang phương thức điện tử theo lộ trình của Chính phủ.

Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp các kế toán viên tại Công ty TNHH hai thành viên trở lên thực hiện công tác báo cáo cuối kỳ một cách chính xác và hiệu quả nhất.