Quy định về quyền tự quyết con dấu của doanh nghiệp năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, việc quản lý và sử dụng con dấu của doanh nghiệp được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2014. Theo quy định tại Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình, bao gồm cả con dấu của chi nhánh và văn phòng đại diện.

Tuy nhiên, trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là điểm tiến bộ lớn so với các quy định cũ, giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho các công ty hợp danh khi muốn thay đổi nhận diện hoặc số lượng con dấu của văn phòng đại diện.

Hồ sơ thay đổi mẫu con dấu văn phòng đại diện công ty hợp danh

Căn cứ vào Nghị định 78/2015/NĐ-CP và đặc biệt là các nội dung sửa đổi tại Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018), hồ sơ thông báo thay đổi mẫu con dấu văn phòng đại diện bao gồm:

• Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu: Theo mẫu quy định tại Phụ lục II-11 ban hành kèm theo Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT.
• Văn bản ủy quyền: Trong trường hợp người đi nộp hồ sơ không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Bản sao hợp lệ giấy tờ chứng thực cá nhân: Của người được ủy quyền thực hiện thủ tục.

Mẫu thông báo thay đổi mẫu con dấu văn phòng đại diện

Dưới đây là mẫu thông báo chuẩn được sử dụng phổ biến trong năm 2018 mà các công ty hợp danh cần lưu ý khi thực hiện thủ tục tại Phòng Đăng ký kinh doanh:

(TÊN DOANH NGHIỆP) --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: …………..	……, ngày…… tháng…… năm ……

THÔNG BÁO

Về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu của văn phòng đại diện

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố ………

Tên doanh nghiệp: ………………………………………………………

Mã số doanh nghiệp: ...........................................................................................

Thông tin về văn phòng đại diện:

• Tên văn phòng đại diện: ...................................................................................
• Mã số văn phòng đại diện: ................................................................................
• Địa chỉ văn phòng đại diện: ...............................................................................

Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/số lượng con dấu như sau:

1. Mẫu con dấu:

Mẫu con dấu cũ	Mẫu con dấu mới	Ghi chú

2. Số lượng con dấu:

- Số lượng con dấu trước khi thay đổi: .................................................................

- Số lượng con dấu sau khi thay đổi: .....................................................................

3. Thời điểm có hiệu lực: Từ ngày .... tháng ... năm .................................

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký và ghi rõ họ tên)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Doanh nghiệp cần lưu ý rằng theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, doanh nghiệp hoàn toàn chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của mẫu con dấu. Cơ quan đăng ký kinh doanh không chịu trách nhiệm thẩm định nội dung con dấu mà chỉ thực hiện chức năng đăng tải thông báo lên hệ thống.

Ngoài ra, việc thay đổi con dấu không làm thay đổi các quyền và nghĩa vụ của văn phòng đại diện đã xác lập trước đó. Tuy nhiên, để tránh các rủi ro tranh chấp, doanh nghiệp nên thông báo việc thay đổi này cho các đối tác, ngân hàng và cơ quan thuế quản lý trực tiếp.