Trong bối cảnh kinh tế sôi động năm 2018, việc mở rộng quy mô hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh thường dẫn đến nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở chính. Đối với loại hình Công ty TNHH một thành viên, quy trình này được điều chỉnh bởi Luật Doanh nghiệp 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần nắm vững các bước thực hiện từ cơ quan thuế đến cơ quan đăng ký kinh doanh.

1. Thủ tục tại cơ quan thuế trước khi thay đổi địa chỉ

Theo quy định tại Thông tư 95/2016/TT-BTC, trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính tại cơ quan đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm.

• Trường hợp chuyển địa chỉ trong cùng quận/huyện: Doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục chốt thuế, chỉ cần thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế cùng với hồ sơ đăng ký kinh doanh.
• Trường hợp chuyển địa chỉ khác quận/huyện hoặc khác tỉnh: Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế quản lý cũ để nhận Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (Mẫu 09-MST).

2. Trình tự thực hiện đăng ký thay đổi tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Sau khi hoàn tất thủ tục thuế (nếu thuộc trường hợp phải chốt thuế), doanh nghiệp tiến hành nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi đặt trụ sở mới.

Bước 1: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương thức nộp hồ sơ:

• Nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng Đăng ký kinh doanh.
• Nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng điện tử tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là phương thức được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Bước 2: Thời hạn giải quyết

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới cho doanh nghiệp.

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Căn cứ Nghị định 78/2015/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm:

1. Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (theo mẫu quy định tại Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
2. Quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính.
3. Điều lệ sửa đổi, bổ sung của công ty (đối với trường hợp chuyển tỉnh).
4. Văn bản ủy quyền cho người thực hiện thủ tục (nếu không phải đại diện pháp luật trực tiếp đi nộp).

"Điều 40. Đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp
1. Trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ trụ sở chính, doanh nghiệp phải thực hiện các thủ tục với cơ quan thuế liên quan đến việc chuyển địa điểm theo quy định của pháp luật về thuế.
2. Trường hợp chuyển địa chỉ trụ sở chính đến nơi khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi doanh nghiệp đã đăng ký, doanh nghiệp gửi Thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đã đăng ký..."

4. Những lưu ý quan trọng sau khi thay đổi trụ sở

Sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, doanh nghiệp cần thực hiện ngay các công việc sau:

• Khắc lại con dấu (nếu cần): Nếu địa chỉ trên con dấu cũ có ghi tên quận/huyện hoặc tỉnh mà doanh nghiệp đã chuyển đi, doanh nghiệp phải khắc lại con dấu và thông báo mẫu dấu mới.
• Thay đổi thông tin hóa đơn: Doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế về việc thay đổi thông tin trên hóa đơn hoặc hủy hóa đơn cũ để phát hành hóa đơn mới.
• Thông báo cho đối tác, ngân hàng: Cập nhật địa chỉ mới trên các hợp đồng, tài khoản ngân hàng và các giấy phép con liên quan.

Lưu ý: Ngày 23/08/2018, Chính phủ đã ban hành Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 78/2015/NĐ-CP với nhiều điểm mới về đơn giản hóa thủ tục. Tuy nhiên, văn bản này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 10/10/2018. Do đó, các hồ sơ nộp trong tháng 09/2018 vẫn áp dụng triệt để các quy định hiện hành tại Nghị định 78/2015/NĐ-CP.