Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, hóa đơn điện tử đã trở thành quy định bắt buộc đối với hầu hết các tổ chức, cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù hoặc giai đoạn chuyển tiếp, việc hiểu rõ quy trình đặt in hóa đơn giấy vẫn là kiến thức cần thiết cho các chủ doanh nghiệp, đặc biệt là loại hình Công ty TNHH Một thành viên.

Ai là đối tượng được phép sử dụng hóa đơn đặt in?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in chỉ còn áp dụng cho một số đối tượng nhất định. Cụ thể, tại Điều 24 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về việc bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho các đối tượng sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh trong thời gian chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử.
• Các trường hợp rủi ro cao về thuế hoặc có hành vi vi phạm về hóa đơn theo thông báo của cơ quan quản lý.

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn phải có đơn đề nghị mua hóa đơn gửi cơ quan thuế khi mua hóa đơn..."

Quy trình thực hiện thủ tục đặt in hóa đơn lần đầu

Để có thể sử dụng hóa đơn đặt in, doanh nghiệp cần tuân thủ các bước nghiêm ngặt sau đây:

Bước 1: Gửi văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in

Trước khi tiến hành in ấn, doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là bước xác nhận tư cách và nhu cầu thực tế của đơn vị.

Bước 2: Cơ quan thuế kiểm tra và thông báo

Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị, cơ quan thuế sẽ tiến hành kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp (nếu cần) và ra thông báo về việc chấp thuận hoặc không chấp thuận cho phép sử dụng hóa đơn đặt in.

Bước 3: Lựa chọn đơn vị in và ký hợp đồng

Sau khi có thông báo chấp thuận, doanh nghiệp lựa chọn tổ chức nhận in hóa đơn có đủ điều kiện theo quy định. Hợp đồng in phải được thể hiện bằng văn bản, ghi rõ các thông số: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng, số thứ tự từ... đến...

Các yêu cầu bắt buộc đối với mẫu hóa đơn đặt in

Dù doanh nghiệp có quyền tự quyết định mẫu mã, nhưng hóa đơn vẫn phải đảm bảo các tiêu chí pháp lý cơ bản:

• Thông tin định danh: Phải in sẵn tên doanh nghiệp, mã số thuế vào tiêu thức "người bán".
• Nội dung bắt buộc: Phải có đầy đủ các trường thông tin về hàng hóa, dịch vụ, thuế suất và tổng tiền thanh toán theo quy định của Luật Kế toán.
• Đơn vị trực thuộc: Nếu đặt in cho chi nhánh, văn phòng đại diện thì tên doanh nghiệp chính phải nằm ở phía trên bên trái tờ hóa đơn.

Lưu ý quan trọng về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Việc sử dụng hóa đơn giấy đi kèm với trách nhiệm báo cáo định kỳ. Doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý hoặc tháng tùy theo quy định của cơ quan thuế quản lý. Mọi hành vi chậm nộp báo cáo hoặc sử dụng hóa đơn không đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Hy vọng những hướng dẫn trên sẽ giúp các doanh nghiệp TNHH Một thành viên mới thành lập tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục về hóa đơn, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra thông suốt và đúng pháp luật.