Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc quản lý sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) là một trong những nhiệm vụ quan trọng của bộ phận nhân sự. Đặc biệt, theo lộ trình hiện đại hóa cơ sở dữ liệu của ngành Bảo hiểm, nhiều thời điểm cơ quan BHXH sẽ thực hiện rà soát, nhập liệu thông tin từ sổ giấy vào hệ thống điện tử. Tuy nhiên, một vấn đề thực tế thường phát sinh: Làm thế nào để lấy lại sổ BHXH kịp thời khi người lao động nghỉ việc hoặc hưởng chế độ trong lúc sổ đang được cơ quan BHXH giữ để rà soát?

Cán bộ nhân sự thực hiện rà soát và quản lý sổ Bảo hiểm xã hội tại doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và bối cảnh thực hiện rà soát sổ BHXH

Theo quy định tại Luật Bảo hiểm xã hội 2014, người lao động có quyền được cấp và quản lý sổ BHXH. Để chuẩn bị cho việc trả sổ BHXH cho người lao động tự quản lý theo quy định tại khoản 2 Điều 18 Luật Bảo hiểm xã hội 2014, cơ quan BHXH đã triển khai rà soát, chuẩn hóa dữ liệu trên toàn quốc.

Quy trình này được hướng dẫn cụ thể tại Quyết định 595/QĐ-BHXH năm 2017. Trong thời gian rà soát, sổ BHXH của người lao động sẽ được đơn vị sử dụng lao động tập hợp và nộp cho cơ quan BHXH. Đây chính là lúc phát sinh nhu cầu sử dụng "Phiếu yêu cầu trả sổ BHXH" nếu có biến động nhân sự đột xuất.

2. Khi nào doanh nghiệp cần lập Phiếu yêu cầu trả sổ?

Thông thường, việc rà soát sổ có thể kéo dài từ vài tuần đến vài tháng tùy vào khối lượng hồ sơ. Trong khoảng thời gian này, nếu phát sinh các trường hợp sau, doanh nghiệp bắt buộc phải làm thủ tục yêu cầu trả sổ gấp:

• Người lao động xin nghỉ việc: Để thực hiện chốt sổ và trả sổ cho người lao động mang đi nộp hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp.
• Giải quyết chế độ dài hạn: Như hưởng chế độ hưu trí hoặc tử tuất, nơi sổ BHXH là thành phần hồ sơ không thể thiếu.
• Di chuyển nơi làm việc: Người lao động chuyển sang đơn vị mới ở tỉnh/thành phố khác.

Người lao động nhận lại sổ BHXH để giải quyết các quyền lợi cá nhân (ảnh minh họa)

3. Mẫu Phiếu yêu cầu trả sổ BHXH chuẩn nhất 2019

Dưới đây là mẫu phiếu yêu cầu được thiết kế đầy đủ các thông tin cần thiết để cơ quan BHXH có thể tra lục hồ sơ nhanh nhất. Doanh nghiệp cần lưu ý điền chính xác Mã số bưu gửi hoặc Số phiếu giao nhận hồ sơ (626 hoặc 320 cũ) để rút ngắn thời gian chờ đợi.

PHIẾU YÊU CẦU
(V/v trả sổ BHXH do cơ quan BHXH đang thực hiện rà soát)

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội ........................................

Tên đơn vị: .................................................................... Mã đơn vị: ...........................

Địa chỉ: ........................................................................................................................

Ngày ……/…../20……, đơn vị ................................. có nộp sổ BHXH của người lao động cho cơ quan BHXH để rà soát, nhập thông tin vào cơ sở dữ liệu theo mã số bưu gửi số .............................. hoặc theo phiếu giao nhận hồ sơ số ..............................

Nay do phát sinh người lao động dừng đóng BHXH, BHTN (nghỉ việc, hưởng chế độ,...) đơn vị đề nghị Quý cơ quan trả lại sổ BHXH cho các cá nhân sau:

STT	Họ và tên	Số sổ BHXH	Lý do yêu cầu	Ghi chú
1	...........................	...........................	Nghỉ việc/Hưu trí...	...........................
2	...........................	...........................	...........................	...........................

Tổng số sổ BHXH đề nghị trả lại: ........................... sổ.

............, ngày .... tháng .... năm 20....
Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

Để quá trình lấy lại sổ diễn ra suôn sẻ, bộ phận nhân sự cần đặc biệt lưu tâm các vấn đề sau:

• Kiểm tra tình trạng hồ sơ: Trước khi gửi phiếu yêu cầu, hãy kiểm tra xem hồ sơ rà soát trước đó đã được cơ quan BHXH tiếp nhận hợp lệ chưa thông qua hệ thống tra cứu bưu gửi.
• Ghi chú chi tiết: Nếu danh sách có nhiều người lao động nộp ở các đợt khác nhau (nhiều mã bưu gửi), hãy ghi rõ mã bưu gửi tương ứng cho từng người ở cột Ghi chú.
• Thời gian giải quyết: Thông thường, sau khi nhận được phiếu yêu cầu hợp lệ, cơ quan BHXH sẽ tách hồ sơ và trả lại sổ trong vòng 03 - 05 ngày làm việc.

Việc nắm vững quy trình và chuẩn bị sẵn mẫu phiếu yêu cầu trả sổ BHXH không chỉ giúp doanh nghiệp chuyên nghiệp hơn trong mắt người lao động mà còn đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về thủ tục hành chính hiện hành.