Tờ khai TK3-TS là gì và khi nào doanh nghiệp cần sử dụng?

Trong hoạt động quản trị nhân sự và thực hiện nghĩa vụ với người lao động, việc đăng ký tham gia Bảo hiểm xã hội (BHXH), Bảo hiểm y tế (BHYT) là trách nhiệm hàng đầu của mỗi đơn vị sử dụng lao động. Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH và được sửa đổi bởi Quyết định 888/QĐ-BHXH, Mẫu TK3-TS (Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT) là văn bản pháp lý quan trọng nhất để định danh đơn vị trên hệ thống quản lý của cơ quan bảo hiểm.

Thông thường, doanh nghiệp sẽ cần lập tờ khai này trong các trường hợp sau:

• Đơn vị tham gia BHXH, BHYT lần đầu (mới thành lập).
• Đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.
• Khi có sự thay đổi thông tin đã đăng ký như: tên đơn vị, địa chỉ trụ sở, mã số thuế, hoặc thay đổi loại hình kinh doanh.

Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên mẫu TK3-TS năm 2019

Để tránh việc hồ sơ bị trả lại do sai sót thông tin, người phụ trách BHXH tại đơn vị cần nắm vững phương pháp lập các chỉ tiêu từ [01] đến [12] như sau:

1. Thông tin định danh và địa chỉ đơn vị (Mục [01] đến [05])

Đây là những thông tin cơ bản nhưng dễ nhầm lẫn nhất. Cụ thể:

• [01] Tên đơn vị: Phải ghi đầy đủ, chính xác theo Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.
• [02] Mã số đơn vị: Ghi mã số do cơ quan BHXH cấp. Nếu là đơn vị đăng ký lần đầu thì để trống mục này.
• [03] Mã số thuế: Ghi mã số thuế được cấp. Lưu ý rằng hiện nay cơ quan BHXH thường sử dụng mã số thuế làm mã đơn vị để đồng bộ dữ liệu.
• [04] & [05] Địa chỉ: Cần phân biệt rõ địa chỉ đăng ký trên giấy phép và địa chỉ giao dịch thực tế để cơ quan bảo hiểm có thể gửi thông báo, hồ sơ khi cần thiết.

2. Loại hình đơn vị và thông tin liên lạc (Mục [06] đến [08])

Tại mục [06] Loại hình đơn vị, bạn cần xác định đúng tính chất của tổ chức mình (ví dụ: Công ty TNHH, Công ty Cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân, hay Đơn vị sự nghiệp...). Việc xác định đúng loại hình giúp cơ quan BHXH áp dụng đúng các quy định về mức đóng và chế độ ưu đãi (nếu có).

Đừng quên cung cấp Số điện thoại [07] và Email [08] chính xác. Trong bối cảnh đẩy mạnh giao dịch điện tử năm 2019, email là kênh tương tác chính để nhận kết quả giải quyết hồ sơ.

3. Thông tin pháp lý và phương thức đóng (Mục [09] đến [10])

Mục [09] Quyết định thành lập/Giấy phép kinh doanh yêu cầu ghi rõ số văn bản và nơi cấp. Đây là căn cứ để cơ quan BHXH xác thực sự tồn tại hợp pháp của đơn vị.

Đặc biệt, mục [10] Phương thức đóng khác chỉ dành cho các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nông, lâm, ngư, diêm nghiệp trả lương theo sản phẩm hoặc theo khoán. Các đơn vị này có thể lựa chọn đóng 03 tháng hoặc 06 tháng một lần bằng cách đánh dấu (x) vào ô tương ứng.

Những lưu ý quan trọng về hồ sơ kèm theo

Tại mục [11] Nội dung thay đổi, yêu cầu, đơn vị cần ghi rõ mục đích của lần nộp này (ví dụ: "Đăng ký tham gia lần đầu" hoặc "Thay đổi địa chỉ trụ sở từ ngày...").

Kèm theo tờ khai TK3-TS, tùy vào từng trường hợp mà đơn vị phải chuẩn bị các giấy tờ minh chứng quy định tại Điều 13 Quyết định 595/QĐ-BHXH:

1. Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS). 2. Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS). 3. Bản sao Giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc Quyết định thành lập.

Việc thực hiện đúng và đủ các bước kê khai trên không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi kịp thời cho người lao động. Nếu có bất kỳ vướng mắc nào, đơn vị nên chủ động liên hệ với cơ quan BHXH quận/huyện nơi đóng trụ sở để được hướng dẫn trực tiếp.