Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế mạnh mẽ năm 2019, việc các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là loại hình công ty TNHH hai thành viên trở lên, thực hiện thủ tục bảo lãnh cho chuyên gia, lao động nước ngoài vào làm việc là vô cùng phổ biến. Một trong những văn bản pháp lý quan trọng nhất để khởi đầu quy trình này chính là Văn bản giới thiệu con dấu, chữ ký của người có thẩm quyền (thường được biết đến là Mẫu NA16).

Doanh nghiệp cần thực hiện giới thiệu con dấu và chữ ký để hoàn tất thủ tục bảo lãnh người nước ngoài (ảnh minh họa)

Tại sao doanh nghiệp phải thực hiện giới thiệu con dấu và chữ ký?

Theo quy định tại Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam 2014, các tổ chức, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục mời, bảo lãnh người nước ngoài phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.

Việc giới thiệu con dấu và chữ ký giúp cơ quan chức năng (Cục Quản lý xuất nhập cảnh hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh) xác thực tính pháp lý của các hồ sơ bảo lãnh sau này. Nếu không thực hiện bước này, doanh nghiệp sẽ không thể nộp hồ sơ xin công văn nhập cảnh hay thẻ tạm trú cho người lao động nước ngoài.

Quy định về con dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp 2014

Tại thời điểm năm 2019, việc quản lý và sử dụng con dấu được điều chỉnh bởi Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu của mình nhưng phải đảm bảo các thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.

Trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đây là cơ sở để các cơ quan nhà nước đối chiếu khi doanh nghiệp thực hiện các giao dịch hành chính.

Mẫu con dấu doanh nghiệp phải được đăng ký và giới thiệu đúng quy định (ảnh minh họa)

Chi tiết Mẫu NA16 theo Thông tư 04/2015/TT-BCA

Mẫu văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký hiện nay được áp dụng thống nhất theo danh mục ban hành kèm theo Thông tư 04/2015/TT-BCA. Dưới đây là nội dung chi tiết mà doanh nghiệp cần chuẩn bị:

(TÊN DOANH NGHIỆP) Số: ………/……

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày …. tháng …. năm 2019

VĂN BẢN GIỚI THIỆU CON DẤU, CHỮ KÝ
(Mẫu NA16)

Kính gửi: Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Công an

Tên tổ chức: .....................................................................................................................
Địa chỉ: .............................................................................................................................
Số điện thoại: ...................................................................................................................
Được thành lập theo Giấy phép/Quyết định số: ................................................................
Do cơ quan: ................................................................. Cấp ngày: ..../..../....................

Xin giới thiệu con dấu của tổ chức và chữ ký của người có thẩm quyền để làm các thủ tục liên quan đến việc mời, bảo lãnh người nước ngoài, cụ thể:

1. Mẫu con dấu:

2. Người đại diện theo pháp luật:
Ông/Bà: ................................................................... Quốc tịch: ......................................
Chức vụ: ..........................................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu: ................................................. Cấp ngày: ..../..../........................
Địa chỉ thường trú: ..........................................................................................................

3. Mẫu chữ ký:

Chữ ký 1	Chữ ký 2	Chữ ký 3

NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT
(Ký tên, đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục

• Hồ sơ kèm theo: Khi nộp Mẫu NA16, doanh nghiệp cần mang theo bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy phép đầu tư.
• Số lượng chữ ký: Người đại diện theo pháp luật nên ký ít nhất 3 mẫu chữ ký để cơ quan chức năng dễ dàng đối chiếu.
• Thời điểm nộp: Doanh nghiệp chỉ cần nộp văn bản này một lần duy nhất khi bắt đầu làm thủ tục bảo lãnh. Tuy nhiên, nếu có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật hoặc thay đổi mẫu con dấu, doanh nghiệp bắt buộc phải làm lại văn bản giới thiệu mới.
• Địa điểm nộp: Tùy vào trụ sở chính của doanh nghiệp, hồ sơ có thể nộp tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh (Hà Nội hoặc TP. Hồ Chí Minh) hoặc Phòng Quản lý xuất nhập cảnh Công an tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương.

Việc chuẩn bị chu đáo văn bản giới thiệu con dấu và chữ ký không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng quy định pháp luật mà còn đẩy nhanh tiến độ thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến nhân sự nước ngoài, góp phần ổn định hoạt động sản xuất kinh doanh.