Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thất lạc hoặc làm hư hỏng văn bằng bảo hộ sở hữu công nghiệp là rủi ro mà nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần thường xuyên gặp phải. Để đảm bảo quyền lợi hợp pháp đối với tài sản trí tuệ, chủ sở hữu cần thực hiện thủ tục xin cấp lại văn bằng kịp thời.

Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ khi bị thất lạc (ảnh minh họa)

Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục cấp lại văn bằng bảo hộ

Tính đến thời điểm tháng 10/2019, các hoạt động liên quan đến xác lập và bảo vệ quyền sở hữu công nghiệp được điều chỉnh trực tiếp bởi Luật Sở hữu trí tuệ 2005 (đã được sửa đổi, bổ sung năm 2009). Cụ thể, quy trình và mẫu tờ khai được hướng dẫn chi tiết tại Thông tư 01/2007/TT-BKHCN.

Theo quy định tại Mục 18.3 của Thông tư này, chủ sở hữu có quyền yêu cầu Cục Sở hữu trí tuệ cấp lại văn bằng bảo hộ hoặc cấp phó bản văn bằng bảo hộ trong các trường hợp sau:

• Văn bằng bảo hộ/Giấy chứng nhận bị mất;
• Văn bằng bảo hộ/Giấy chứng nhận bị hỏng (rách, bẩn, phai mờ đến mức không đọc được);
• Cấp phó bản cho đồng chủ sở hữu chung.

Cấu trúc và nội dung Tờ khai cấp lại văn bằng bảo hộ (Mẫu 03-PBVB)

Tờ khai là tài liệu quan trọng nhất trong hồ sơ. Người nộp đơn cần sử dụng đúng mẫu quy định và điền đầy đủ các thông tin sau:

1. Thông tin chủ đơn

Ghi chính xác tên đầy đủ và địa chỉ của tổ chức hoặc cá nhân là chủ sở hữu văn bằng bảo hộ. Đối với công ty cổ phần, thông tin này phải khớp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin đã đăng ký tại Cục Sở hữu trí tuệ.

2. Đối tượng đề nghị cấp lại

Chủ đơn cần đánh dấu chính xác vào loại đối tượng tương ứng, bao gồm:

• Bằng độc quyền sáng chế/Giải pháp hữu ích;
• Bằng độc quyền kiểu dáng công nghiệp;
• Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu;
• Giấy chứng nhận đăng ký chỉ dẫn địa lý.

Mẫu tờ khai cần được điền chính xác các thông tin về đối tượng sở hữu công nghiệp (ảnh minh họa)

3. Lý do xin cấp lại

Đây là phần bắt buộc phải giải trình rõ ràng. Nếu bị mất, chủ đơn cần cam đoan về việc thất lạc. Nếu bị hỏng, phải nộp kèm bản gốc văn bằng bị hỏng đó.

Hồ sơ và trình tự thực hiện tại Cục Sở hữu trí tuệ

Để hoàn tất thủ tục, ngoài Tờ khai theo mẫu, doanh nghiệp cần chuẩn bị các tài liệu bổ trợ:

• 02 bản Tờ khai (Mẫu 03-PBVB);
• Mẫu nhãn hiệu hoặc bộ ảnh chụp/bản vẽ kiểu dáng công nghiệp (phải trùng với bản gốc);
• Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua tổ chức dịch vụ đại diện);
• Chứng từ nộp phí, lệ phí cấp lại và phí công bố quyết định.

Thời hạn giải quyết: Trong thời hạn 01 tháng kể từ ngày nhận đơn, Cục Sở hữu trí tuệ sẽ xem xét yêu cầu. Nếu hồ sơ hợp lệ, Cục sẽ ra quyết định cấp lại văn bằng bảo hộ và ghi nhận vào Sổ đăng ký quốc gia về sở hữu công nghiệp.

"Trường hợp yêu cầu cấp lại văn bằng bảo hộ do bị hỏng, người nộp đơn phải nộp lại bản gốc văn bằng bảo hộ đó để Cục Sở hữu trí tuệ tiêu hủy và lưu hồ sơ."

Việc thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng lấy lại giấy tờ pháp lý mà còn khẳng định sự chuyên nghiệp trong quản trị tài sản trí tuệ của công ty.