Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, việc thay đổi các thông tin như địa chỉ trụ sở, người đại diện pháp luật hay thông tin cá nhân là điều khó tránh khỏi. Để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ pháp luật, người nộp thuế cần thực hiện thủ tục điều chỉnh thông tin với cơ quan thuế. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế theo quy định tại Thông tư 105/2020/TT-BTC và Luật Quản lý thuế 2019, áp dụng trong bối cảnh năm 2021.

1. Thay đổi thông tin nhưng không làm thay đổi cơ quan thuế quản lý

Trường hợp này thường xảy ra khi người nộp thuế thay đổi các thông tin như tên doanh nghiệp, số điện thoại, email, hoặc thay đổi địa chỉ trụ sở nhưng vẫn thuộc sự quản lý của Chi cục Thuế hiện tại.

Đối tượng áp dụng

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư 105/2020/TT-BTC, các đối tượng bao gồm doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực chuyên ngành (bảo hiểm, kế toán, luật sư...), đơn vị sự nghiệp, tổ chức kinh tế của lực lượng vũ trang, hộ gia đình và cá nhân kinh doanh.

Thành phần hồ sơ

Người nộp thuế cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST.
• Bản sao Giấy phép thành lập và hoạt động hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động đơn vị phụ thuộc (nếu thông tin trên các giấy tờ này có thay đổi).
• Đối với hộ kinh doanh: Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh và bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu của chủ hộ nếu có thay đổi thông tin cá nhân.

2. Thay đổi thông tin làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Đây là trường hợp phức tạp hơn, thường xảy ra khi doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chuyển trụ sở sang địa bàn cấp huyện khác hoặc tỉnh/thành phố khác, dẫn đến việc phải chuyển đổi cơ quan thuế quản lý.

Quy trình thực hiện

Quy trình này được chia làm hai giai đoạn chính:

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đi:

Người nộp thuế nộp hồ sơ để thực hiện các thủ tục chốt nghĩa vụ thuế trước khi chuyển đi. Hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai mẫu số 08-MST.
• Các văn bản liên quan đến việc thay đổi địa chỉ trụ sở.

Sau khi kiểm tra, cơ quan thuế sẽ ban hành Thông báo về việc người nộp thuế chuyển địa điểm (mẫu số 09-MST).

Tại cơ quan thuế nơi chuyển đến:

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo mẫu số 09-MST, người nộp thuế phải nộp hồ sơ tại cơ quan thuế nơi đặt trụ sở mới. Hồ sơ gồm:

• Văn bản đăng ký chuyển địa điểm theo mẫu số 30/ĐK-TCT.
• Bản sao Giấy phép kinh doanh/Giấy phép thành lập đã được cấp theo địa chỉ mới.

3. Thay đổi thông tin đối với cá nhân và người phụ thuộc

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công hoặc cá nhân có người phụ thuộc cũng phải thực hiện điều chỉnh thông tin khi có thay đổi về số CMND/CCCD hoặc địa chỉ cư trú.

• Nộp qua cơ quan chi trả thu nhập: Cá nhân gửi bản sao giấy tờ thay đổi cho doanh nghiệp nơi mình làm việc. Doanh nghiệp tổng hợp vào tờ khai mẫu số 05-ĐK-TH-TCT hoặc mẫu số 20-ĐK-TH-TCT để gửi cơ quan thuế.
• Nộp trực tiếp tại cơ quan thuế: Cá nhân nộp tờ khai mẫu số 08-MST kèm theo bản sao CCCD/CMND/Hộ chiếu mới.

Trích dẫn Điều 36 Luật Quản lý thuế 2019: "Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi."

4. Lưu ý về thời hạn và mức xử phạt vi phạm

Việc chậm trễ trong việc thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế có thể dẫn đến các chế tài hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP (có hiệu lực từ cuối năm 2020 và áp dụng xuyên suốt năm 2021):

• Phạt cảnh cáo: Đối với hành vi chậm thông báo thay đổi thông tin từ 01 đến 10 ngày mà có tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 1.000.000đ đến 3.000.000đ: Đối với hành vi chậm thông báo từ 01 đến 30 ngày.
• Phạt tiền từ 3.000.000đ đến 6.000.000đ: Đối với hành vi chậm thông báo từ 31 đến 90 ngày.
• Phạt tiền từ 6.000.000đ đến 10.000.000đ: Đối với hành vi chậm thông báo trên 90 ngày.

Do đó, các cá nhân và tổ chức cần đặc biệt lưu ý mốc thời gian 10 ngày làm việc để thực hiện thủ tục đúng quy định, tránh những rủi ro pháp lý không đáng có.