Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót là một trong những nghiệp vụ quan trọng và thường gặp nhất của kế toán. Với việc Chính phủ vừa ban hành Nghị định 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) để sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy trình này đã có những điều chỉnh đáng chú ý nhằm tạo thuận lợi hơn cho doanh nghiệp.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đã được cập nhật theo các nội dung mới nhất của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

1. Các trường hợp sai sót và quy trình xử lý cụ thể

Tùy vào tính chất của lỗi sai trên hóa đơn, người bán sẽ áp dụng các hình thức xử lý khác nhau. Cụ thể:

1.1. Sai sót về tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế)

Đây là trường hợp sai sót nhẹ nhất. Nếu hóa đơn chỉ sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế và các nội dung khác đều đúng, quy trình xử lý như sau:

• Bước 1: Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.
• Bước 2: Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
• Kết quả: Người bán không phải lập lại hóa đơn. Hóa đơn đã lập vẫn có giá trị sử dụng để kê khai, hạch toán.

1.2. Sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa

Đối với các lỗi nghiêm trọng ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế hoặc giá trị giao dịch, người bán có quyền lựa chọn một trong hai phương thức xử lý:

Phương án 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Lưu ý về giá trị: Nội dung điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) phải đúng với thực tế điều chỉnh.

Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Sau khi ký số, người bán gửi hóa đơn mới cho người mua (đối với hóa đơn không mã) hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã trước khi gửi cho người mua (đối với hóa đơn có mã).

2. Điểm mới đột phá tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Một trong những điểm mới quan trọng nhất mà kế toán cần lưu ý là quy định về việc gộp nhiều hóa đơn sai sót. Cụ thể:

"Trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai trong cùng tháng và đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT."(Trích dẫn tinh thần Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Quy định này giúp giảm bớt đáng kể khối lượng công việc cho kế toán khi phát hiện các lỗi sai mang tính hệ thống trên nhiều hóa đơn của cùng một khách hàng trong một kỳ kế toán.

3. Những lưu ý quan trọng khi thực hiện xử lý sai sót

• Văn bản thỏa thuận: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót (nếu người mua là doanh nghiệp/tổ chức). Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website.
• Tính nhất quán: Nếu hóa đơn sai sót đã được xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó lại phát hiện tiếp sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải thực hiện theo hình thức đã áp dụng lần đầu.
• Khai bổ sung: Khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, cả người bán và người mua đều phải thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/thay thế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu sai sót trong quản lý hóa đơn, chứng từ.