Tại sao cần lập Biên bản thu hồi hóa đơn?

Trong hoạt động kinh doanh của các công ty cổ phần, việc phát hiện sai sót trên hóa đơn Giá trị gia tăng (GTGT) sau khi đã xuất và giao cho khách hàng là tình huống thường gặp. Theo quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC, Biên bản thu hồi hóa đơn là chứng từ pháp lý bắt buộc để xác nhận việc hủy bỏ hóa đơn sai và làm căn cứ xuất hóa đơn mới thay thế.

Việc lập biên bản này không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo thuế mà còn bảo vệ quyền lợi của cả bên bán và bên mua trước các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan thuế. Đặc biệt, trong bối cảnh năm 2019, khi các quy định về hóa đơn điện tử đang dần được triển khai nhưng hóa đơn giấy vẫn còn phổ biến, việc nắm vững quy trình thu hồi là cực kỳ quan trọng.

Các trường hợp bắt buộc phải thu hồi hóa đơn năm 2019

Dựa trên hướng dẫn tại khoản 2 Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp cần thực hiện thu hồi hóa đơn trong các tình huống cụ thể sau:

• Hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
• Hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế trên tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý.
• Phát hiện sai sót nghiêm trọng về tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, đơn giá, thành tiền hoặc thuế suất.

Nội dung trọng tâm trong Biên bản thu hồi hóa đơn

Một biên bản thu hồi hóa đơn chuẩn pháp lý dành cho công ty cổ phần cần đảm bảo đầy đủ các thành phần sau:

1. Thông tin định danh các bên

Cần ghi chính xác tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, mã số thuế và người đại diện theo pháp luật. Đối với công ty cổ phần, người ký thường là Tổng Giám đốc hoặc người được ủy quyền hợp pháp theo văn bản cụ thể.

2. Chi tiết hóa đơn bị thu hồi

Kế toán phải liệt kê rõ số hóa đơn, ký hiệu (ví dụ: AA/19P), mẫu số (ví dụ: 01GTKT3/001) và ngày lập hóa đơn. Mọi sai sót trong việc ghi số hóa đơn trên biên bản đều có thể dẫn đến việc biên bản bị vô hiệu khi giải trình với cơ quan thuế.

3. Lý do thu hồi và cam kết

Lý do thu hồi cần được trình bày ngắn gọn nhưng đủ ý (ví dụ: "Do ghi sai đơn giá hàng hóa tại dòng số 2"). Đồng thời, biên bản phải có điều khoản cam kết hai bên cùng chịu trách nhiệm về việc xóa bỏ hóa đơn này.

"Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập và giao cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai."

Mẫu Biên bản thu hồi hóa đơn áp dụng năm 2019

Dưới đây là mẫu biên bản được thiết kế chuẩn theo quy định hành chính, phù hợp cho các doanh nghiệp áp dụng trong năm 2019:

Lời khuyên thiết thực cho kế toán doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất việc ký biên bản thu hồi, kế toán cần lưu ý gạch chéo các liên của hóa đơn cũ và kẹp chung với biên bản thu hồi để phục vụ việc quyết toán thuế sau này. Theo Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC, việc không lập biên bản hoặc lập sai quy trình có thể dẫn đến các mức phạt hành chính không đáng có.

Hãy luôn đảm bảo rằng ngày trên biên bản thu hồi phải trùng hoặc trước ngày lập hóa đơn mới thay thế. Sự cẩn trọng trong từng con số sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và chuyên nghiệp hơn.