Tầm quan trọng của Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN trong quyết toán thuế TNCN 2019

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp và tuân thủ pháp luật thuế, việc quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hàng năm là nhiệm vụ bắt buộc. Đối với các tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công, Bảng kê chi tiết cá nhân thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần (mẫu số 05-1/BK-QTT-TNCN) đóng vai trò then chốt. Đây là tài liệu đi kèm không thể thiếu của Tờ khai quyết toán thuế TNCN mẫu số 05/QTT-TNCN.

Việc lập bảng kê này không chỉ giúp cơ quan thuế kiểm soát dòng tiền và nghĩa vụ thuế của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp minh bạch hóa các khoản chi phí tiền lương, tiền công. Tại thời điểm tháng 04/2019, các quy định về khấu trừ và quyết toán thuế vẫn đang được thực hiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn tại Thông tư 111/2013/TT-BTC và các nội dung sửa đổi tại Thông tư 92/2015/TT-BTC.

Kế toán cần nắm vững quy định để lập bảng kê thuế TNCN chính xác (ảnh minh họa)

Đối tượng phải kê khai vào Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN

Theo quy định pháp luật, không phải tất cả nhân viên đều được đưa vào bảng kê 05-1. Doanh nghiệp cần phân loại chính xác để tránh sai sót:

• Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Những người ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên thuộc diện tính thuế theo biểu lũy tiến từng phần.
• Cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Những cá nhân chỉ có thu nhập tại một nơi hoặc có thu nhập vãng lai không quá 10 triệu đồng đã được khấu trừ 10% và không có nhu cầu tự quyết toán.

Lưu ý rằng, đối với những cá nhân ký hợp đồng dưới 03 tháng hoặc không ký hợp đồng lao động (thuộc diện khấu trừ 10%), kế toán phải sử dụng bảng kê mẫu số 05-2/BK-QTT-TNCN thay vì mẫu 05-1 này.

Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên Bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN

Để hoàn thiện bảng kê này một cách chính xác, kế toán cần căn cứ vào sổ sách kế toán tiền lương và các chứng từ khấu trừ thuế trong năm. Dưới đây là hướng dẫn cho các chỉ tiêu quan trọng:

Phần thông tin chung

Các chỉ tiêu từ [01] đến [05] bao gồm Kỳ tính thuế (năm quyết toán), Tên người nộp thuế (tên công ty), Mã số thuế doanh nghiệp và thông tin Đại lý thuế (nếu có). Đây là những thông tin cơ bản nhưng cần đảm bảo tính chính xác tuyệt đối để hệ thống của Tổng cục Thuế có thể nhận diện dữ liệu.

Mẫu bảng kê 05-1/BK-QTT-TNCN theo quy định hiện hành năm 2019 (ảnh minh họa)

Chi tiết các chỉ tiêu về thu nhập và thuế

Đây là phần quan trọng nhất của bảng kê, yêu cầu sự tỉ mỉ và chính xác cao:

• Chỉ tiêu [07] đến [09]: Họ tên, Mã số thuế và Số CMND/Hộ chiếu của người lao động.
• Chỉ tiêu [10] - Cá nhân ủy quyền quyết toán thay: Tích vào ô này nếu cá nhân có đủ điều kiện và đã gửi giấy ủy quyền cho doanh nghiệp.
• Chỉ tiêu [11] - Tổng số thu nhập chịu thuế: Là tổng các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả cho cá nhân trong kỳ.
• Chỉ tiêu [14] - Tổng số tiền giảm trừ gia cảnh: Bao gồm giảm trừ cho bản thân (9 triệu đồng/tháng) và giảm trừ cho người phụ thuộc (3,6 triệu đồng/người/tháng) theo quy định tại Thông tư 111/2013/TT-BTC.
• Chỉ tiêu [15], [16], [17]: Các khoản đóng góp từ thiện, nhân đạo, bảo hiểm bắt buộc và quỹ hưu trí tự nguyện được trừ vào thu nhập trước khi tính thuế.
• Chỉ tiêu [18] - Thu nhập tính thuế: Được tính bằng [11] trừ đi tổng các khoản giảm trừ.
• Chỉ tiêu [19] - Số thuế TNCN đã khấu trừ: Tổng số thuế mà doanh nghiệp đã tạm khấu trừ của cá nhân trong năm.

"Căn cứ quy định tại Điều 26 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân và quyết toán thuế thu nhập cá nhân thay cho các cá nhân có ủy quyền không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế."

Những lưu ý quan trọng khi lập bảng kê để tránh sai sót pháp lý

Trong quá trình thực hiện, kế toán thường gặp phải một số lỗi phổ biến dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế. Cần đặc biệt lưu ý:

1. Kiểm tra mã số thuế: Đảm bảo tất cả cá nhân trong bảng kê đều đã có mã số thuế hợp lệ. Nếu chưa có, doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký mã số thuế trước khi nộp hồ sơ quyết toán.
2. Hồ sơ người phụ thuộc: Chỉ những người phụ thuộc đã đăng ký và có đầy đủ hồ sơ chứng minh mới được tính giảm trừ gia cảnh.
3. Thời hạn nộp hồ sơ: Theo quy định tại Luật quản lý thuế 2006 (vẫn còn hiệu lực áp dụng cho kỳ quyết toán 2019), thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm chậm nhất là ngày thứ 90 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch hoặc năm tài chính.

Việc tuân thủ đúng quy trình và biểu mẫu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý mà còn đảm bảo quyền lợi chính đáng cho người lao động. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp quý doanh nghiệp thực hiện kỳ quyết toán thuế năm 2019 một cách thuận lợi và chính xác.