Trong quá trình hoạt động, các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) hoạt động theo Giấy phép đầu tư hoặc Giấy chứng nhận đầu tư thường phát sinh nhu cầu điều chỉnh, bổ sung thông tin của các đơn vị phụ thuộc. Việc cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp đảm bảo tính thống nhất trong quản lý và giao dịch.

1. Căn cứ pháp lý thực hiện thủ tục năm 2018

Tại thời điểm cuối năm 2018, các doanh nghiệp cần lưu ý áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật sau:

• Luật Doanh nghiệp 2014;
• Nghị định 78/2015/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;
• Nghị định 108/2018/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 10/10/2018);
• Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp.

2. Khi nào cần nộp Giấy đề nghị cập nhật thông tin?

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục này khi có sự thay đổi hoặc cần bổ sung các thông tin đã đăng ký trước đó của văn phòng đại diện mà thông tin đó chưa được cập nhật trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Đặc biệt là các doanh nghiệp cũ hoạt động theo Giấy phép đầu tư cần chuẩn hóa dữ liệu theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp 2014.

3. Nội dung mẫu Giấy đề nghị cập nhật thông tin

Dưới đây là mẫu văn bản chuẩn được sử dụng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp:

(Tên doanh nghiệp) Số: …………..

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ……, ngày…… tháng…… năm ……

GIẤY ĐỀ NGHỊ

Bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động đối với văn phòng đại diện
của doanh nghiệp hoạt động theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư

Kính gửi: Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh, thành phố …………..

Tên doanh nghiệp: ...................................................................................

Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: ................................................................................................

Số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: .....................................................................................

Đề nghị bổ sung, cập nhật thông tin đăng ký hoạt động của văn phòng đại diện với các nội dung cụ thể như sau:

I. Thông tin về văn phòng đại diện:

1. Tên văn phòng đại diện (Tiếng Việt, Tiếng nước ngoài, Viết tắt).

2. Mã số văn phòng đại diện/ Mã số thuế.

3. Thông tin về Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận đầu tư.

4. Địa chỉ văn phòng đại diện.

5. Nội dung hoạt động.

6. Người đứng đầu văn phòng đại diện (Họ tên, CMND/CCCD, Hộ khẩu, Chỗ ở hiện tại).

7. Thông tin đăng ký thuế (Địa chỉ nhận thông báo, Hình thức hạch toán, Năm tài chính, Lao động...).

Doanh nghiệp cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác và trung thực của nội dung Giấy đề nghị này.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

4. Quy trình thực hiện tại Phòng Đăng ký kinh doanh

Theo quy định tại Điều 34 Nghị định 78/2015/NĐ-CP, quy trình thực hiện như sau:

1. Chuẩn bị hồ sơ: Doanh nghiệp soạn thảo Giấy đề nghị theo mẫu trên và các giấy tờ kèm theo (bản sao Giấy phép đầu tư, bản sao chứng thực cá nhân của người đứng đầu văn phòng đại diện).
2. Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện hoặc nộp qua mạng điện tử.
3. Tiếp nhận và xử lý: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Lưu ý: Việc cập nhật thông tin này không làm thay đổi ngày đăng ký hoạt động ban đầu của văn phòng đại diện nhưng giúp minh bạch hóa thông tin doanh nghiệp trên hệ thống điện tử toàn quốc.