Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc sai sót khi lập hóa đơn là điều khó tránh khỏi, đặc biệt là các lỗi phổ biến như viết sai tên công ty hoặc địa chỉ người mua. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng cần phải hủy hóa đơn hay lập hóa đơn mới. Dựa trên các quy định pháp luật về hóa đơn có hiệu lực tại thời điểm đầu năm 2020, bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý cho từng tình huống cụ thể.

1. Trường hợp chỉ sai tên, địa chỉ nhưng đúng mã số thuế

Đây là trường hợp sai sót nhẹ nhất và có quy trình xử lý đơn giản nhất. Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Thông tư 39/2014/TT-BTC):

"Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính."

Như vậy, kế toán chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh hóa đơn có chữ ký và đóng dấu của cả hai bên mua và bán. Trên biên bản ghi rõ nội dung sai sót và nội dung điều chỉnh đúng. Hóa đơn cũ vẫn được sử dụng để kê khai thuế kèm theo biên bản này.

2. Xử lý các sai sót khác theo tình trạng hóa đơn

Đối với các sai sót nghiêm trọng hơn (như sai mã số thuế, sai đơn giá, thuế suất...) hoặc khi không thuộc trường hợp nêu tại mục 1, việc xử lý sẽ căn cứ vào Điều 20 Thông tư 39/2014/TT-BTC:

2.1. Hóa đơn đã lập nhưng chưa giao cho người mua

Nếu phát hiện sai sót khi hóa đơn vẫn còn nằm trên cuống (chưa xé rời hoặc chưa gửi cho khách hàng), người bán thực hiện:

• Gạch chéo các liên của số hóa đơn viết sai.
• Lưu giữ số hóa đơn lập sai này tại quyển hóa đơn.
• Lập hóa đơn mới thay thế ngay lập tức.

2.2. Hóa đơn đã giao nhưng chưa kê khai thuế

Trường hợp hóa đơn đã xé khỏi cuống và giao cho người mua, nhưng cả hai bên chưa thực hiện kê khai thuế trên phần mềm HTKK, quy trình xử lý như sau:

• Bước 1: Lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Biên bản phải nêu rõ lý do thu hồi.
• Bước 2: Người bán gạch chéo các liên hóa đơn thu hồi và lưu giữ lại.
• Bước 3: Lập hóa đơn mới theo đúng quy định.

2.3. Hóa đơn đã giao và đã kê khai thuế

Đây là trường hợp phức tạp nhất. Khi hóa đơn sai sót đã được một trong hai bên hoặc cả hai bên kê khai thuế, tuyệt đối không được hủy hóa đơn mà phải thực hiện điều chỉnh:

• Lập biên bản điều chỉnh: Ghi rõ sai sót và thỏa thuận điều chỉnh.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn này phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất...).
• Lưu ý quan trọng: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. Căn cứ vào hóa đơn này, hai bên thực hiện kê khai điều chỉnh doanh số và thuế đầu ra, đầu vào vào kỳ phát hiện sai sót.

Việc tuân thủ đúng các bước trên không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về hóa đơn từ cơ quan Thuế.

Thùy Linh