Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý hóa đơn đã trở nên chặt chẽ hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. Đây là giải pháp pháp lý dành cho những trường hợp đặc biệt, từ hộ kinh doanh cá thể đến các doanh nghiệp đang trong quá trình giải thể.

Những ai phải sử dụng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh?

Theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh được chia thành hai loại chính:

1. Đối với hóa đơn bán hàng

Cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng cho các đối tượng sau:

• Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã thường xuyên nhưng cần hóa đơn giao cho khách.
• Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ.
• Doanh nghiệp đã giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hiệu lực mã số thuế nhưng có phát sinh thanh lý tài sản.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp đang tạm ngừng kinh doanh hoặc bị cưỡng chế ngừng sử dụng hóa đơn.

2. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Loại hóa đơn này được cấp cho:

• Doanh nghiệp, tổ chức nộp thuế theo phương pháp khấu trừ trong các trường hợp: Giải thể, tạm ngừng kinh doanh hoặc bị cưỡng chế hóa đơn nhưng cần thực hiện các hợp đồng đã ký trước đó.
• Cơ quan nhà nước bán đấu giá tài sản mà giá trúng đấu giá đã bao gồm thuế GTGT theo hồ sơ phê duyệt.

Quy trình 2 bước đề nghị cấp hóa đơn điện tử nhanh chóng

Để được cấp hóa đơn theo từng lần phát sinh, người nộp thuế cần tuân thủ quy trình được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

Bước 1: Gửi đơn đề nghị

Người nộp thuế gửi đơn theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đồng thời, truy cập vào hệ thống lập hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để khởi tạo nội dung hóa đơn.

Bước 2: Cơ quan thuế cấp mã hóa đơn

Sau khi người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ khai và nộp đầy đủ các loại thuế (GTGT, TNCN, TNDN...) phát sinh từ giao dịch đó, cơ quan thuế sẽ thực hiện cấp mã trên hóa đơn điện tử. Thời gian xử lý thường diễn ra ngay trong ngày làm việc.

"Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh được cơ quan thuế cấp mã."

Nộp hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn ở đâu?

Việc xác định đúng cơ quan thuế có thẩm quyền sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian:

• Đối với tổ chức, doanh nghiệp: Là cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi đăng ký kinh doanh, nơi đóng trụ sở hoặc nơi phát sinh việc bán hàng hóa, dịch vụ.
• Đối với hộ, cá nhân kinh doanh:
  • Nếu có địa điểm cố định: Nộp tại Chi cục Thuế nơi tiến hành hoạt động kinh doanh.
  • Nếu không có địa điểm cố định: Nộp tại Chi cục Thuế nơi cư trú hoặc nơi đăng ký kinh doanh.

Việc nắm vững các quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp cá nhân, tổ chức tuân thủ đúng Luật Quản lý thuế 2019 mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp trong các giao dịch dân sự và thương mại.