Trong bối cảnh các quy định về an toàn phòng cháy và chữa cháy (PCCC) ngày càng được siết chặt, việc lập và quản lý hồ sơ PCCC không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là "lá chắn" bảo vệ doanh nghiệp trước những rủi ro hỏa hoạn và các đợt kiểm tra liên ngành. Đặc biệt, với sự ra đời của Nghị định 50/2024/NĐ-CP và Thông tư 32/2024/TT-BCA, danh mục hồ sơ PCCC đã có những thay đổi quan trọng mà mọi chủ doanh nghiệp cần nắm vững.

Quy định mới nhất về hồ sơ quản lý PCCC năm 2024

Theo quy định tại Điều 1 Thông tư 32/2024/TT-BCA sửa đổi Điều 4 Thông tư 149/2020/TT-BCA, hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động PCCC được phân loại dựa trên quy mô và tính chất nguy hiểm của cơ sở.

1. Đối với cơ sở thuộc danh mục Phụ lục III Nghị định 50/2024/NĐ-CP

Đây là nhóm các cơ sở có nguy cơ cháy nổ cao hoặc quy mô lớn, yêu cầu bộ hồ sơ đầy đủ và chi tiết nhất. Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm lập và lưu giữ các tài liệu sau:

• Quyết định ban hành nội quy, văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về PCCC; quyết định phân công nhiệm vụ cụ thể.
• Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế, văn bản thẩm duyệt và văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC.
• Bản sao bản vẽ tổng mặt bằng thể hiện giao thông, nguồn nước chữa cháy, bố trí công năng hạng mục.
• Quyết định thành lập đội PCCC cơ sở hoặc đội PCCC chuyên ngành đối với trường hợp phải thành lập.
• Chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC, cứu nạn, cứu hộ do cơ quan Công an cấp.
• Phương án chữa cháy cơ sở đã được phê duyệt và báo cáo kết quả thực tập phương án định kỳ.
• Biên bản kiểm tra về PCCC, cứu nạn, cứu hộ; văn bản kiến nghị và các quyết định xử lý vi phạm (nếu có).
• Đặc biệt: Báo cáo kết quả kiểm tra PCCC định kỳ 06 tháng của người đứng đầu cơ sở.
• Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc.

"Người đứng đầu cơ sở có trách nhiệm tổ chức cập nhật, bổ sung hồ sơ quản lý, theo dõi hoạt động phòng cháy và chữa cháy của cơ sở." - Trích khoản 1 Điều 1 Thông tư 32/2024/TT-BCA.

2. Đối với cơ sở thuộc danh mục Phụ lục IV Nghị định 50/2024/NĐ-CP

Đối với các cơ sở có quy mô nhỏ hơn, danh mục hồ sơ được tối giản nhưng vẫn phải đảm bảo các yếu tố cốt lõi như: Nội quy PCCC, chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ, phương án chữa cháy, biên bản kiểm tra và tài liệu ghi nhận kết quả kiểm tra điện trở nối đất chống sét.

Những sai lầm thường gặp khiến doanh nghiệp bị xử phạt

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp dù đã trang bị đầy đủ thiết bị chữa cháy nhưng vẫn bị xử phạt hành chính do hồ sơ thiếu sót hoặc không được cập nhật. Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Hồ sơ "ngủ quên": Doanh nghiệp lập hồ sơ một lần khi mới đi vào hoạt động và không bao giờ cập nhật khi có thay đổi về nhân sự đội PCCC hoặc quy mô sản xuất.
• Thiếu báo cáo định kỳ: Theo quy định mới, việc thiếu báo cáo kiểm tra định kỳ 06 tháng là lỗi rất dễ bị phát hiện trong các đợt kiểm tra đột xuất.
• Chứng chỉ hết hạn: Các chứng nhận huấn luyện nghiệp vụ PCCC có thời hạn nhất định, việc quên gia hạn sẽ khiến hồ sơ trở nên vô hiệu.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Để đảm bảo an toàn và tuân thủ đúng pháp luật, doanh nghiệp nên chỉ định một cán bộ chuyên trách theo dõi hồ sơ PCCC. Việc số hóa hồ sơ và thiết lập lịch nhắc nhở định kỳ cho các hoạt động thực tập phương án, kiểm tra thiết bị và cập nhật báo cáo là giải pháp tối ưu trong kỷ nguyên số hiện nay.

Nếu bạn còn băn khoan về việc cơ sở của mình thuộc diện quản lý nào, hãy tham khảo kỹ Nghị định 50/2024/NĐ-CP hoặc liên hệ với cơ quan Cảnh sát PCCC địa phương để được hướng dẫn cụ thể.