Việc quản lý hồ sơ phòng cháy chữa cháy (PCCC) không chỉ là một thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là yếu tố then chốt để đảm bảo an toàn tính mạng và tài sản cho mọi cơ sở. Với sự ra đời của Nghị định 105/2025/NĐ-CP, các quy định về hồ sơ PCCC đã có những cập nhật quan trọng, đòi hỏi người đứng đầu cơ sở phải nắm vững để thực hiện đúng và đủ.

Danh mục hồ sơ PCCC theo quy định mới nhất

Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP, hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở phải bao gồm đầy đủ các tài liệu sau:

• Phiếu thông tin của cơ sở: Thực hiện theo Mẫu số PC01 ban hành kèm theo Nghị định.
• Nội quy an toàn: Bao gồm nội quy PCCC và nội quy cứu nạn, cứu hộ.
• Hồ sơ thẩm duyệt: Giấy chứng nhận thẩm duyệt thiết kế, văn bản chấp thuận kết quả nghiệm thu về PCCC đối với các công trình thuộc diện bắt buộc.
• Lực lượng tại chỗ: Quyết định thành lập Đội PCCC cơ sở hoặc chuyên ngành, kèm theo thông báo kết quả huấn luyện nghiệp vụ.
• Phương án tác chiến: Phương án chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở theo Mẫu số PC06.
• Sổ sách theo dõi: Sổ theo dõi phương tiện PCCC và biên bản tự kiểm tra định kỳ.
• Bảo hiểm cháy nổ: Giấy chứng nhận bảo hiểm cháy, nổ bắt buộc đối với các cơ sở thuộc diện phải mua.

Hướng dẫn chi tiết cách lập và quản lý hồ sơ

Việc lập hồ sơ không chỉ dừng lại ở việc thu thập giấy tờ mà còn là quá trình quản lý và cập nhật liên tục. Điều 4 Nghị định 105/2025/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của người đứng đầu cơ sở trong việc lập, quản lý và cập nhật hồ sơ.

Đáng chú ý, hồ sơ hiện nay có thể được lưu trữ dưới dạng tài liệu giấy hoặc tài liệu điện tử, tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý số hóa. Tuy nhiên, các tài liệu như biên bản tự kiểm tra, báo cáo kết quả thực hiện công tác PCCC phải được lưu trữ tối thiểu 05 năm kể từ ngày ban hành.

"Người đứng đầu cơ sở lập, quản lý, cập nhật hồ sơ về phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ của cơ sở gồm các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này."

Đối tượng nào bắt buộc phải có hồ sơ PCCC?

Không phải mọi công trình đều có yêu cầu giống nhau, nhưng danh mục cơ sở thuộc diện quản lý về PCCC đã được mở rộng tại Phụ lục 1 ban hành kèm theo Nghị định 105, căn cứ theo khoản 7 Điều 2 Luật Phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ 2024. Các nhóm cơ sở tiêu biểu bao gồm:

• Nhà ở: Chung cư, nhà tập thể, nhà ở kết hợp sản xuất kinh doanh có diện tích từ 50m2 trở lên.
• Giáo dục và Y tế: Trường học các cấp, bệnh viện, phòng khám, nhà điều dưỡng.
• Kinh doanh dịch vụ: Khách sạn, nhà khách, nhà hàng, siêu thị, chợ, trung tâm thương mại.
• Giải trí: Rạp chiếu phim, quán karaoke, vũ trường, câu lạc bộ vui chơi giải trí.
• Sản xuất công nghiệp: Nhà máy, kho bãi chứa hàng hóa dễ cháy nổ, cửa hàng xăng dầu, khí đốt.

Việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hồ sơ PCCC không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các mức phạt hành chính nặng nề mà quan trọng hơn hết là xây dựng một lá chắn an toàn vững chắc cho chính mình và cộng đồng.