Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế, hoạt động xuất khẩu đóng vai trò sống còn đối với sự phát triển của các doanh nghiệp, đặc biệt là mô hình công ty TNHH một thành viên. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn gặp lúng túng khi chuẩn bị hồ sơ, dẫn đến tình trạng hàng hóa bị đình trệ tại cửa khẩu. Vậy theo quy định pháp luật hiện hành, bộ hồ sơ hải quan xuất khẩu chuẩn chỉnh bao gồm những gì?

Danh mục hồ sơ hải quan xuất khẩu: Những chứng từ "bất di bất dịch"

Căn cứ theo quy định tại Điều 16 Thông tư 38/2015/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 39/2018/TT-BTC), khi thực hiện khai hải quan, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại giấy tờ sau:

• Tờ khai hải quan điện tử: Đây là chứng từ quan trọng nhất, được thực hiện thông qua hệ thống VNACCS/VCIS.
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 01 bản chụp. Áp dụng trong trường hợp người mua phải thanh toán cho người bán.
• Bảng kê lâm sản: Đối với gỗ nguyên liệu xuất khẩu theo quy định của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (01 bản chính).
• Giấy phép xuất khẩu: Đối với hàng hóa thuộc diện quản lý theo giấy phép. Nếu xuất khẩu một lần nộp 01 bản chính; nếu nhiều lần thì nộp bản chính khi xuất khẩu lần đầu.
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành: 01 bản chính. Đây là các văn bản thông báo kết quả kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa... theo quy định pháp luật.
• Chứng từ chứng minh đủ điều kiện xuất khẩu: Nộp 01 bản chụp khi làm thủ tục cho lô hàng đầu tiên.
• Hợp đồng ủy thác: 01 bản chụp trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện ủy thác xuất khẩu các mặt hàng có điều kiện.

Cơ chế một cửa quốc gia: Bước tiến đột phá trong thủ tục hành chính

Một điểm cực kỳ thuận lợi cho các công ty TNHH một thành viên hiện nay là việc áp dụng Cơ chế một cửa quốc gia. Theo đó, nếu các cơ quan quản lý chuyên ngành đã gửi giấy phép hoặc kết quả kiểm tra dưới dạng điện tử thông qua Cổng thông tin một cửa quốc gia, doanh nghiệp không phải nộp bản giấy khi làm thủ tục hải quan. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng giấy tờ và hạn chế sai sót thủ công.

Thời hạn giải quyết: Doanh nghiệp cần nắm chắc để chủ động kế hoạch

Pháp luật quy định rất rõ ràng về thời gian làm việc của cơ quan hải quan nhằm đảm bảo quyền lợi cho doanh nghiệp. Cụ thể, theo Điều 23 Luật Hải quan 2014:

"1. Thời hạn tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra hồ sơ hải quan: ngay sau khi người khai hải quan nộp, xuất trình hồ sơ hải quan đúng quy định của pháp luật.
2. Thời hạn hoàn thành kiểm tra hồ sơ chậm nhất là 02 giờ làm việc kể từ thời điểm cơ quan hải quan tiếp nhận đầy đủ hồ sơ hải quan.
3. Thời hạn hoàn thành kiểm tra thực tế hàng hóa chậm nhất là 08 giờ làm việc kể từ thời điểm người khai hải quan xuất trình đầy đủ hàng hóa cho cơ quan hải quan."

Trong trường hợp lô hàng phức tạp hoặc số lượng lớn, thời gian kiểm tra thực tế có thể được gia hạn nhưng không quá 02 ngày. Việc nắm vững các mốc thời gian này giúp doanh nghiệp có thể phản hồi kịp thời nếu có sự chậm trễ không đáng có từ phía cơ quan chức năng.

Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để quá trình thông quan diễn ra "thần tốc", các công ty TNHH một thành viên nên chủ động rà soát kỹ lưỡng tính thống nhất giữa các chứng từ (Invoice, Packing List, Tờ khai). Đồng thời, việc thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới từ Tổng cục Hải quan sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro pháp lý không đáng có.