Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, hình thức tự in hóa đơn giấy truyền thống tại các doanh nghiệp tư nhân đã gần như được thay thế hoàn toàn bởi hệ thống hóa đơn điện tử hiện đại. Việc nắm vững quy trình đăng ký và sử dụng không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình vận hành, giảm thiểu rủi ro sai sót trong quản lý thuế.

Sự chuyển dịch từ hóa đơn tự in sang hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khái niệm về hóa đơn đã được định nghĩa lại một cách chặt chẽ hơn. Cụ thể, tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

"Hóa đơn là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được thể hiện theo hình thức hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn do cơ quan thuế đặt in."

Như vậy, các doanh nghiệp tư nhân hiện nay chủ yếu sẽ áp dụng hình thức hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) thay vì tự in hóa đơn giấy như trước đây. Điều này đòi hỏi chủ doanh nghiệp phải hiểu rõ đối tượng và quy trình đăng ký mới nhất.

Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp tư nhân

Việc áp dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Luật Quản lý thuế 2019. Đa số các doanh nghiệp tư nhân đang hoạt động sẽ thuộc diện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ một số trường hợp đặc thù thuộc lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính viễn thông... có thể sử dụng hóa đơn không có mã.

Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử năm 2026

Để bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp tư nhân cần thực hiện các bước theo hướng dẫn tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:

• Bước 1: Lập tờ khai đăng ký. Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
• Bước 2: Tiếp nhận thông báo. Trong vòng 15 phút kể từ khi nhận được tờ khai, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo về việc tiếp nhận đăng ký.
• Bước 3: Phê duyệt từ cơ quan thuế. Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.

Những lưu ý quan trọng khi chuyển đổi hóa đơn

Một trong những điểm quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý là khi đã được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mới, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng và thực hiện thủ tục tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng (nếu có). Việc này nhằm đảm bảo tính thống nhất và tránh việc sử dụng song song hai loại hóa đơn gây khó khăn cho công tác quản lý.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần lựa chọn các đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín để đảm bảo tính bảo mật và ổn định của hệ thống dữ liệu, tránh các rủi ro về mất mát thông tin hoặc bị xử phạt do sử dụng hóa đơn không hợp pháp.

Hy vọng những cập nhật trên sẽ giúp các doanh nghiệp tư nhân tự tin hơn trong việc thực hiện các thủ tục về hóa đơn, chứng từ, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh minh bạch và hiệu quả.