Trong hoạt động xuất nhập khẩu, không hiếm trường hợp hàng hóa đã được đưa vào khu vực giám sát hải quan nhưng vì lý do khách quan như tàu hủy chuyến, thay đổi lịch trình vận chuyển hoặc lỗi logictics, doanh nghiệp buộc phải thay đổi cảng xếp hàng hoặc cửa khẩu xuất. Tại thời điểm cuối năm 2019, quy trình này đã được đơn giản hóa và hướng dẫn cụ thể nhằm tạo điều kiện tối đa cho lưu thông hàng hóa.

Căn cứ pháp lý quan trọng doanh nghiệp cần nắm vững

Thủ tục thay đổi thông tin cảng xếp hàng, cửa khẩu xuất đối với hàng hóa xuất khẩu đã vào khu vực giám sát hải quan được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 38/2015/TT-BTC. Đặc biệt, kể từ ngày 05/6/2018, khi Thông tư 39/2018/TT-BTC có hiệu lực, các quy định này đã được bổ sung chi tiết tại Điều 52a.

Theo quy định, khi có sự thay đổi về cảng xếp hàng hoặc cửa khẩu xuất, doanh nghiệp phải gửi văn bản thông báo cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa đang được giám sát. Việc chậm trễ hoặc sai sót trong thủ tục này có thể dẫn đến việc hàng hóa bị ách tắc, phát sinh chi phí lưu kho bãi không đáng có.

Quy trình thực hiện thông báo thay đổi cảng xếp hàng

Để việc thay đổi được chấp thuận nhanh chóng, doanh nghiệp cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị văn bản thông báo

Doanh nghiệp soạn thảo văn bản theo mẫu quy định, trong đó nêu rõ các thông tin về số tờ khai hải quan, số biên bản bàn giao (nếu có), và chi tiết các tiêu chí thay đổi như: Địa điểm giám sát, Cửa khẩu xuất, Cảng xếp hàng, Tên phương tiện vận chuyển.

Bước 2: Nộp hồ sơ và cam đoan trách nhiệm

Văn bản thông báo phải được người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký tên và đóng dấu. Một nội dung cực kỳ quan trọng trong văn bản này là lời cam đoan:

"Chúng tôi cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về các nội dung khai báo và cam kết trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nộp văn bản thông báo này sẽ thực hiện khai bổ sung thông tin tờ khai hải quan theo đúng quy định."

Bước 3: Cơ quan hải quan xử lý và giám sát

Sau khi tiếp nhận thông báo, Chi cục Hải quan sẽ kiểm tra đối chiếu và thực hiện các biện pháp giám sát cần thiết để hàng hóa được chuyển đến đúng địa điểm mới theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Những lưu ý "vàng" để tránh rủi ro pháp lý

• Thời hạn 05 ngày: Đây là thời hạn bắt buộc để doanh nghiệp thực hiện khai bổ sung tờ khai sau khi gửi thông báo. Quá thời hạn này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan.
• Tính chính xác của thông tin: Mọi thông tin về phương tiện vận chuyển mới và cảng xếp hàng mới phải khớp với chứng từ vận tải thực tế.
• Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên: Việc ký ban hành văn bản thông báo thường thuộc thẩm quyền của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc theo quy định tại Điều lệ công ty và Luật Doanh nghiệp 2014 (văn bản có hiệu lực tại thời điểm 2019).

Việc nắm vững quy trình thông báo thay đổi cảng xếp hàng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn khẳng định tính chuyên nghiệp và tuân thủ pháp luật trong mắt cơ quan quản lý. Hy vọng hướng dẫn trên sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp trong quá trình vận hành logictics cuối năm.