Trong hoạt động kinh doanh, việc tặng quà cho khách hàng để tri ân hoặc thưởng cho nhân viên vào các dịp lễ, Tết là một nét văn hóa doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam. Tuy nhiên, về mặt pháp lý và kế toán, nhiều kế toán viên vẫn còn lúng túng với câu hỏi: Hàng biếu tặng có phải xuất hóa đơn không? Và các khoản chi phí này được xử lý thuế như thế nào để đảm bảo đúng quy định hiện hành? Bài viết dưới đây sẽ giải đáp chi tiết dựa trên các văn bản pháp luật mới nhất tính đến tháng 09/2023.

1. Hàng biếu, tặng có phải xuất hóa đơn không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ được quy định rõ như sau:

"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này."

Như vậy, kể cả khi doanh nghiệp không thu tiền từ người nhận quà, việc xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng là bắt buộc. Quy định này áp dụng cho tất cả các đối tượng nhận quà, bao gồm khách hàng, đối tác và cả người lao động trong công ty.

2. Quy định về thuế Giá trị gia tăng (GTGT) đối với quà tặng

Về giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa dùng để biếu tặng, khoản 3 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn:

"Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ (kể cả mua ngoài hoặc do cơ sở kinh doanh tự sản xuất) dùng để trao đổi, biếu, tặng, cho, trả thay lương, là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này."

Điều này có nghĩa là doanh nghiệp phải kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra cho số hàng hóa mang đi biếu tặng theo giá thị trường của hàng hóa đó. Đồng thời, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa mua về để biếu tặng khách hàng phục vụ sản xuất kinh doanh vẫn được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn và chứng từ thanh toán.

3. Chi phí mua quà biếu, tặng có được tính vào chi phí được trừ?

Để khoản chi phí mua quà tặng được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN), doanh nghiệp cần đối chiếu với quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:

• Đối với quà tặng khách hàng: Khoản chi này phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp (ví dụ: quà tặng hội nghị khách hàng, quà Tết cho đối tác...). Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn mua vào, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) và hóa đơn đầu ra xuất cho hàng biếu tặng.
• Đối với quà tặng nhân viên: Các khoản chi có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động như quà tặng nhân dịp lễ, Tết, sinh nhật... được tính vào chi phí được trừ nếu tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

4. Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn hàng biếu tặng

Khi lập hóa đơn cho hàng hóa biếu tặng theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, kế toán cần lưu ý các điểm sau:

• Họ và tên người mua hàng: Ghi tên người nhận quà hoặc tên đơn vị nhận quà. Nếu khách hàng không lấy hóa đơn, ghi rõ "Khách hàng không lấy hóa đơn".
• Tên đơn vị: Ghi tên công ty/tổ chức nhận quà tặng.
• Mã số thuế & Địa chỉ: Điền thông tin của bên nhận (nếu có).
• Tên hàng hóa, dịch vụ: Ghi tên sản phẩm kèm theo dòng chữ "Hàng biếu tặng không thu tiền" để phân biệt với hoạt động bán hàng thương mại thông thường.
• Đơn vị tính & Số lượng: Ghi theo thực tế xuất kho.
• Đơn giá: Ghi giá bán của hàng hóa cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm tặng.
• Thuế suất & Tiền thuế: Ghi theo mức thuế suất quy định cho loại hàng hóa đó (thường là 8% hoặc 10% tùy thời điểm và loại mặt hàng).

5. Kết luận và lời khuyên cho doanh nghiệp

Việc tuân thủ quy định xuất hóa đơn cho hàng biếu tặng không chỉ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn giúp minh bạch hóa các khoản chi phí phúc lợi và quảng bá. Kế toán cần lưu ý tập hợp đầy đủ hồ sơ bao gồm: Hợp đồng/Chương trình tặng quà, Danh sách khách hàng nhận quà, Phiếu xuất kho và Hóa đơn để phục vụ công tác quyết toán thuế sau này.

Nếu quý doanh nghiệp còn bất kỳ thắc mắc nào về quy trình xử lý hóa đơn chứng từ, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn chính xác nhất.