Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu. Tuy nhiên, không phải lúc nào một tờ hóa đơn cũng bắt buộc phải hiển thị đầy đủ mọi thông tin như tên, địa chỉ, mã số thuế hay chữ ký số của người mua. Theo quy định mới nhất tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có tới 13 trường hợp đặc thù được phép tối giản nội dung hóa đơn.

Cụ thể, căn cứ khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các trường hợp này bao gồm:

1. Chữ ký điện tử của người mua: Không phải lúc nào cũng bắt buộc

Thông thường, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua, kể cả khi bán hàng ra nước ngoài. Tuy nhiên, nếu hai bên có thỏa thuận và người mua đáp ứng đủ điều kiện kỹ thuật thì vẫn có thể thực hiện ký số theo thỏa thuận chung.

2. Hóa đơn cấp theo từng lần phát sinh của cơ quan thuế

Đối với loại hóa đơn này, pháp luật cho phép lược bỏ chữ ký số của cả người bán và người mua, giúp đơn giản hóa thủ tục cho các hộ kinh doanh hoặc cá nhân không thường xuyên phát sinh giao dịch.

3. Giao dịch tại siêu thị và trung tâm thương mại

Khi khách hàng là cá nhân không kinh doanh mua sắm tại siêu thị, hóa đơn điện tử không cần có tên, địa chỉ, mã số thuế hay chữ ký số của người mua. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình thanh toán tại các điểm bán lẻ tập trung.

4. Đặc thù trong kinh doanh xăng dầu

Tương tự như siêu thị, khi bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh, hóa đơn không nhất thiết phải hiển thị các chỉ tiêu về định danh người mua và chữ ký số của họ.

5. Hóa đơn dưới dạng tem, vé, thẻ

Đối với tem, vé, thẻ điện tử, người bán không nhất thiết phải ký số (trừ loại do cơ quan thuế cấp mã). Các thông tin về người mua, tiền thuế, thuế suất cũng có thể được lược bỏ. Nếu đã có sẵn mệnh giá, đơn vị tính và số lượng cũng không bắt buộc phải hiển thị.

6. Dịch vụ vận tải hàng không quốc tế

Chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không lập theo thông lệ quốc tế qua website cho cá nhân không kinh doanh được coi là hóa đơn điện tử và được miễn lược nhiều tiêu thức như ký hiệu mẫu, số thứ tự, thuế suất...

7. Hoạt động xây dựng, lắp đặt theo tiến độ

Với các hóa đơn xây dựng hoặc bán nhà thu tiền theo tiến độ hợp đồng, doanh nghiệp không nhất thiết phải ghi đơn vị tính, số lượng hay đơn giá trên hóa đơn.

8. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Loại phiếu này tập trung vào thông tin điều động, người nhận/xuất hàng và phương tiện vận chuyển. Các tiêu thức về tiền thuế, thuế suất và tổng tiền thanh toán sẽ không hiển thị.

9. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý

Thông tin trọng tâm là hợp đồng kinh tế, người vận chuyển và chi tiết hàng hóa. Địa chỉ người bán sẽ thể hiện địa điểm kho xuất hàng để phục vụ công tác kiểm soát lưu thông.

10. Thanh toán Interline giữa các hãng hàng không

Lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế (IATA), loại hóa đơn này được miễn lược hầu hết các chỉ tiêu định danh và chi tiết đơn giá, số lượng.

11. Hóa đơn hàng không xuất cho đại lý

Dựa trên báo cáo đối chiếu và bảng kê tổng hợp, hóa đơn này không nhất thiết phải hiển thị đơn giá chi tiết.

12. Doanh nghiệp quốc phòng, an ninh

Đối với các sản phẩm, dịch vụ phục vụ quốc phòng an ninh theo hợp đồng, hóa đơn có thể lược bỏ đơn vị tính, số lượng và đơn giá, chỉ cần ghi nội dung theo hợp đồng đã ký.

13. Kinh doanh Casino và trò chơi điện tử có thưởng

Do tính chất đặc thù của dịch vụ giải trí này, hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có thông tin định danh và chữ ký số của người chơi.

Việc nắm vững các quy định về nội dung hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa quy trình kế toán, tránh những sai sót không đáng có trong quá trình thanh tra, kiểm tra thuế.