Quy định về cách ghi đơn vị tính trên hóa đơn điện tử

Kế toán cần nắm vững quy định về đơn vị tính để tránh sai sót trên hóa đơn (ảnh minh họa)

Việc xác định đơn vị tính trên hóa đơn điện tử không chỉ là một thủ tục hành chính mà còn là căn cứ quan trọng để quản lý hàng hóa và dịch vụ. Theo quy định tại khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tiêu thức này được phân loại cụ thể như sau:

• Đối với hàng hóa: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm thực tế của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính. Các đơn vị đo lường phổ biến bao gồm: Tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc các đơn vị định lượng như cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, m3, m2, m...
• Đối với dịch vụ: Pháp luật quy định linh hoạt hơn, không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính”. Đơn vị tính trong trường hợp này được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cụ thể.

"Đơn vị tính: Người bán căn cứ vào tính chất, đặc điểm của hàng hóa để xác định tên đơn vị tính của hàng hóa là đơn vị đo lường... Đối với dịch vụ thì không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính được xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp."

Ngoài ra, đối với các loại tem, vé, thẻ điện tử đã có sẵn mệnh giá thì theo điểm d khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cũng không nhất thiết phải hiển thị đơn vị tính, số lượng hay đơn giá.

Xử lý sai sót khi ghi sai đơn vị tính trên hóa đơn điện tử

Trong quá trình vận hành, việc nhầm lẫn giữa các đơn vị tính (ví dụ: nhầm từ "kg" sang "thùng") là điều khó tránh khỏi. Khi phát hiện sai sót này, doanh nghiệp cần tuân thủ quy trình tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Cột đơn vị tính trên hóa đơn điện tử cần được ghi chính xác theo tính chất hàng hóa (ảnh minh họa)

Trường hợp 1: Hóa đơn đã cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua

Nếu người bán tự phát hiện sai sót trong giai đoạn này, quy trình xử lý khá đơn giản:

1. Lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế để thông báo về việc hủy hóa đơn sai sót.
2. Lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã thay thế.

Trường hợp 2: Hóa đơn đã gửi cho người mua

Đây là trường hợp phổ biến nhất, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau:

• Lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Đối với sai sót về đơn vị tính, chuyên gia khuyến nghị nên sử dụng phương thức điều chỉnh để giữ tính liên tục của dữ liệu.
• Lập hóa đơn thay thế: Bên bán lập hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ, trên hóa đơn phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Lưu ý quan trọng: Nếu hai bên có thỏa thuận lập văn bản trước khi điều chỉnh/thay thế, hãy đảm bảo văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót để làm căn cứ giải trình sau này.

Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót

Khi nhận được thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT từ cơ quan thuế qua email, người bán phải thực hiện kiểm tra và phản hồi theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT trong thời hạn quy định, sau đó tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế như các bước nêu trên.

Lời khuyên từ chuyên gia pháp lý

Việc ghi sai đơn vị tính tuy không làm thay đổi bản chất số tiền thuế phải nộp nhưng lại ảnh hưởng đến tính hợp pháp của chứng từ và việc đối soát kho bãi. Doanh nghiệp nên xây dựng danh mục đơn vị tính chuẩn hóa trên phần mềm hóa đơn điện tử để hạn chế tối đa việc nhập liệu thủ công gây sai sót.

Nếu quý khách hàng còn thắc mắc về các quy định thuế và hóa đơn, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.