Trong bối cảnh hội nhập quốc tế ngày càng sâu rộng, nhu cầu giao dịch, học tập và làm việc có yếu tố nước ngoài tăng cao. Điều này kéo theo sự cần thiết của việc chuyển ngữ các loại giấy tờ, hồ sơ cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, một bản dịch thông thường là chưa đủ để có giá trị pháp lý trước các cơ quan chức năng. Vậy dịch thuật công chứng là gì và quy trình này diễn ra như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua góc nhìn pháp lý dưới đây.

Dịch thuật công chứng là gì? Hiểu đúng để tránh sai sót

Thực tế, "dịch thuật công chứng" là cách gọi phổ biến trong đời sống, nhưng dưới góc độ pháp lý, đây là một quy trình kết hợp giữa hai nghiệp vụ chuyên biệt: Dịch thuật và Chứng thực chữ ký người dịch.

• Dịch thuật: Là bước chuyển đổi ngôn ngữ từ bản gốc sang ngôn ngữ đích, yêu cầu sự chính xác tuyệt đối về nội dung và thuật ngữ chuyên ngành.
• Chứng thực chữ ký (Công chứng bản dịch): Là việc công chứng viên hoặc cán bộ tư pháp xác nhận chữ ký trên bản dịch đúng là chữ ký của người dịch đã đăng ký mẫu chữ ký tại cơ quan đó.

Theo quy định tại khoản 1 Điều 61 Luật Công chứng 2014, nội dung này được quy định cụ thể như sau:

"1. Người dịch phải là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp đại học ngoại ngữ hoặc đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó. Cộng tác viên phải chịu trách nhiệm đối với tổ chức hành nghề công chứng về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch do mình thực hiện."

Ai là người có quyền thực hiện bản dịch công chứng?

Không phải bất kỳ ai giỏi ngoại ngữ cũng có thể thực hiện bản dịch để công chứng. Pháp luật quy định rất khắt khe về tiêu chuẩn của người dịch nhằm đảm bảo tính xác thực của tài liệu. Người dịch phải là cộng tác viên đã đăng ký chữ ký tại Phòng Tư pháp hoặc Văn phòng công chứng.

Họ không chỉ cần có bằng cấp chuyên môn (Cử nhân ngoại ngữ trở lên) mà còn phải cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của nội dung dịch thuật so với bản gốc. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi gian lận hoặc sai sót gây hậu quả pháp lý nghiêm trọng.

Tự dịch thuật rồi mang đi công chứng: Có khả thi không?

Đây là thắc mắc của rất nhiều người thông thạo ngoại ngữ. Về lý thuyết, bạn có thể tự dịch tài liệu để sử dụng cá nhân. Tuy nhiên, để được công chứng bản dịch, bạn không thể tự mình mang bản dịch đó đi chứng thực chữ ký của chính mình trừ khi bạn là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký mẫu chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng đó.

Các tổ chức hành nghề công chứng chỉ thực hiện chứng thực chữ ký cho những người dịch mà họ tin tưởng và đã có hồ sơ năng lực rõ ràng. Do đó, giải pháp tối ưu nhất vẫn là thông qua các đơn vị chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng.

Nên làm dịch thuật công chứng ở đâu để đảm bảo uy tín?

Hiện nay, người dân có thể lựa chọn một trong ba loại hình đơn vị sau để thực hiện dịch thuật công chứng:

1. Phòng Tư pháp thuộc UBND cấp huyện: Đây là cơ quan nhà nước thực hiện chứng thực chữ ký người dịch (thường gọi là công chứng tư pháp).
2. Văn phòng công chứng (tư nhân): Các tổ chức này có đầy đủ thẩm quyền thực hiện công chứng bản dịch theo Luật Công chứng 2014. Ưu điểm là thời gian linh hoạt và dịch vụ khách hàng tốt.
3. Các công ty dịch thuật chuyên nghiệp: Các đơn vị này đóng vai trò trung gian, họ có đội ngũ cộng tác viên đông đảo và liên kết với các Văn phòng công chứng hoặc Phòng Tư pháp để hoàn thiện hồ sơ cho khách hàng từ A-Z.

Việc lựa chọn đơn vị nào phụ thuộc vào yêu cầu của cơ quan tiếp nhận hồ sơ của bạn (một số cơ quan nước ngoài yêu cầu dấu của Phòng Tư pháp nhà nước) và sự thuận tiện về mặt địa lý cũng như thời gian.

Lời khuyên khi thực hiện dịch thuật công chứng

Để quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý:

• Kiểm tra kỹ bản gốc: Bản gốc phải còn nguyên vẹn, không có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa trái phép.
• Đối chiếu thông tin: Sau khi nhận bản dịch, hãy kiểm tra kỹ các thông tin quan trọng như họ tên, ngày tháng năm sinh, số hộ chiếu/CCCD để tránh sai sót nhỏ nhưng gây phiền hà lớn.
• Yêu cầu số lượng bản sao phù hợp: Nên làm dư ra 1-2 bản để dự phòng cho các tình huống phát sinh.

Hy vọng những thông tin trên đã giúp bạn hiểu rõ hơn về quy trình dịch thuật công chứng và có sự chuẩn bị tốt nhất cho hồ sơ của mình.