Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt, các chương trình khuyến mại là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp, đặc biệt là các công ty cổ phần, gia tăng doanh số và nhận diện thương hiệu. Tuy nhiên, không phải cứ muốn khuyến mại là có thể thực hiện ngay. Pháp luật quy định rất rõ ràng về các hình thức phải thông báo với cơ quan quản lý nhà nước để đảm bảo tính minh bạch và quyền lợi người tiêu dùng.

Những hình thức khuyến mại nào bắt buộc phải thông báo?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định 81/2018/NĐ-CP, công ty cổ phần khi triển khai các chương trình xúc tiến thương mại dưới các hình thức sau đây phải thực hiện thủ tục thông báo đến Sở Công Thương nơi tổ chức:

• Cung ứng hàng hóa, dịch vụ mẫu để khách hàng dùng thử hoàn toàn miễn phí.
• Tặng hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ không thu tiền cho khách hàng.
• Bán hàng hoặc cung ứng dịch vụ với mức giá thấp hơn giá bán trước đó (giảm giá).
• Bán hàng, dịch vụ có kèm theo phiếu mua hàng hoặc phiếu sử dụng dịch vụ.
• Tổ chức các chương trình khách hàng thường xuyên, tích điểm đổi quà.
• Tổ chức cho khách hàng tham gia các chương trình văn hóa, nghệ thuật, giải trí vì mục đích khuyến mại.

"Thương nhân thực hiện các hình thức khuyến mại quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại và các Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 14 Nghị định này phải gửi văn bản thông báo thực hiện chương trình khuyến mại đến tất cả các Sở Công Thương nơi tổ chức khuyến mại..."

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý các trường hợp ngoại lệ. Cụ thể, công ty sẽ không phải thông báo nếu tổng giá trị giải thưởng, quà tặng trong chương trình dưới 100 triệu đồng hoặc chỉ thực hiện bán hàng qua các sàn thương mại điện tử, website trực tuyến đã đăng ký.

Quy trình thực hiện thủ tục thông báo chuẩn xác nhất

Để chiến dịch khuyến mại diễn ra suôn sẻ, công ty cổ phần cần tuân thủ quy trình 2 bước cơ bản sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ pháp lý

Hồ sơ không quá phức tạp nhưng cần sự chính xác tuyệt đối về thông tin chương trình. Thành phần hồ sơ bao gồm:

• Văn bản thông báo thực hiện khuyến mại (theo mẫu quy định).
• Văn bản ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là đại diện pháp luật của công ty).

Bước 2: Nộp hồ sơ và thời hạn thực hiện

Thời điểm nộp hồ sơ là yếu tố then chốt. Doanh nghiệp phải gửi thông báo đến Sở Công Thương tối thiểu 03 ngày làm việc trước khi bắt đầu chương trình. Hiện nay, các công ty cổ phần có thể linh hoạt lựa chọn nhiều phương thức nộp khác nhau:

• Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Sở Công Thương.
• Gửi qua đường bưu điện (tính theo ngày trên vận đơn).
• Nộp trực tuyến qua hệ thống dịch vụ công (đây là phương thức được khuyến khích nhất hiện nay vì tính tiện lợi và nhanh chóng).

Việc tuân thủ đúng quy định về thông báo khuyến mại không chỉ giúp công ty cổ phần tránh được các rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính mà còn khẳng định uy tín, sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với khách hàng và cơ quan quản lý.