Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi địa điểm kinh doanh là điều khó tránh khỏi đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, một trong những vấn đề khiến kế toán "đau đầu" nhất chính là xử lý số hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết.

Theo quy định pháp luật về hóa đơn tại thời điểm năm 2019, cụ thể là Thông tư 39/2014/TT-BTC và được sửa đổi bởi Thông tư 37/2017/TT-BTC, doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình thực tế để lựa chọn phương án xử lý phù hợp, tránh các rủi ro pháp lý và bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

1. Thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Đây là trường hợp phức tạp nhất, đòi hỏi doanh nghiệp phải thực hiện các bước đối soát chặt chẽ với cả cơ quan thuế nơi đi và nơi đến.

Trường hợp 1.1: Doanh nghiệp vẫn muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ

Nếu doanh nghiệp vẫn còn nhu cầu sử dụng số hóa đơn đã phát hành nhưng chưa dùng hết, quy trình thực hiện như sau:

• Bước 1: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC) cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi chuyển đi.
• Bước 2: Đóng dấu địa chỉ mới lên các số hóa đơn chưa sử dụng hết.
• Bước 3: Gửi Bảng kê hóa đơn chưa sử dụng hết (Mẫu số 3.10 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC) cho cơ quan thuế nơi chuyển đến.
• Bước 4: Gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn (Mẫu số 3.13 Phụ lục 3) đến cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Trường hợp 1.2: Doanh nghiệp không có nhu cầu sử dụng hóa đơn cũ

Trong trường hợp này, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn tại cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành hóa đơn mới tại cơ quan thuế nơi chuyển đến theo đúng quy định.

"Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức có nhu cầu tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên hóa đơn..."
— Trích khoản 2 Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC

2. Thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi cơ quan thuế quản lý

Trường hợp này đơn giản hơn do doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục chốt số liệu với cơ quan thuế khác.

Trường hợp 2.1: Tiếp tục sử dụng hóa đơn đã đặt in

Doanh nghiệp chỉ cần đóng dấu tên mới, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn trên hóa đơn để tiếp tục sử dụng. Sau đó, gửi Thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 10 ngày kể từ ngày thay đổi.

Trường hợp 2.2: Không tiếp tục sử dụng

Doanh nghiệp thực hiện thủ tục hủy các số hóa đơn chưa sử dụng và thông báo kết quả hủy hóa đơn với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC.

3. Những lưu ý quan trọng để tránh bị xử phạt

Việc chậm trễ hoặc thực hiện sai quy trình xử lý hóa đơn khi chuyển địa điểm có thể dẫn đến những mức phạt không đáng có. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:

• Thời hạn thông báo: Phải gửi thông báo điều chỉnh thông tin đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định (thường là 10 ngày).
• Niêm yết công khai: Doanh nghiệp phải niêm yết công khai thông báo điều chỉnh và mẫu hóa đơn đã được điều chỉnh tại các cơ sở bán hàng hóa, dịch vụ.
• Kiểm tra con dấu: Con dấu địa chỉ mới đóng lên hóa đơn phải rõ ràng, không đè lên các nội dung quan trọng khác của hóa đơn.

Việc nắm vững các quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC sẽ giúp doanh nghiệp chủ động và tự tin hơn trong công tác quản lý tài chính - kế toán khi có sự thay đổi về địa điểm kinh doanh.