Trong xu thế chuyển đổi số mạnh mẽ, việc giải quyết các thủ tục hành chính công trực tuyến đang trở nên vô cùng phổ biến. Tuy nhiên, đối với thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp, không phải mọi trường hợp đều có thể hoặc bắt buộc phải thực hiện trên môi trường điện tử. Nhiều công dân chưa kích hoạt tài khoản định danh điện tử mức độ 2, người nước ngoài, hoặc các cá nhân cần thực hiện thủ tục thay cho người thân, ủy quyền cho người khác vẫn có nhu cầu rất lớn về việc nộp hồ sơ trực tiếp tại cơ quan chức năng hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính công ích.

Để giúp người dân nắm vững quy trình, tránh việc bị trả lại hồ sơ hay đi lại nhiều lần, bài viết dưới đây sẽ phân tích và hướng dẫn toàn diện các quy định về thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp và qua đường bưu điện căn cứ theo quy định tại Thông tư 101/2026/TT-BCA và Nghị định 216/2026/NĐ-CP của Chính phủ.

Cán bộ hướng dẫn công dân hoàn thiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp (ảnh minh họa)

1. Những trường hợp nào được cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc qua bưu điện?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Thông tư 101/2026/TT-BCA của Bộ Công an, các đối tượng được lựa chọn phương thức nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc chuyển phát qua bưu chính bao gồm:

• Công dân Việt Nam chưa có tài khoản định danh điện tử mức độ 2: Đây là nhóm đối tượng chưa đủ điều kiện công nghệ để thực hiện trọn vẹn thủ tục trực tuyến qua ứng dụng định danh;
• Người nước ngoài: Bao gồm người nước ngoài đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam hoặc đã từng cư trú tại Việt Nam trước đây;
• Cá nhân nộp yêu cầu cấp Phiếu cho người thân: Áp dụng khi yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho cha đẻ, mẹ đẻ, cha nuôi, mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi hoặc người mà mình đang trực tiếp giám hộ hợp pháp;
• Trường hợp được ủy quyền: Cá nhân, tổ chức được ủy quyền hợp pháp theo quy định pháp luật để thay mặt người có yêu cầu thực hiện thủ tục.

Lưu ý quan trọng: Đối với Phiếu lý lịch tư pháp số 02, theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp 2009, cá nhân không được ủy quyền cho người khác làm thủ tục thay mình nhằm bảo đảm tối đa bí mật đời tư của công dân.

2. Hồ sơ làm lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc gửi bưu điện gồm những gì?

Để hồ sơ được thụ lý nhanh chóng và không bị cơ quan chức năng yêu cầu sửa đổi, bổ sung, người dân cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo đúng quy định tại điểm a khoản 2 Điều 13 Thông tư 101/2026/TT-BCA. Cụ thể bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp: Điền đầy đủ, chính xác và trung thực các thông tin cá nhân;
   • Biểu mẫu số 02: Sử dụng cho cá nhân tự yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho bản thân;
   • Biểu mẫu số 03: Áp dụng khi cá nhân đứng tên yêu cầu cấp Phiếu cho cha, mẹ, vợ, chồng, con, người được giám hộ hoặc trong trường hợp ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ.
2. Văn bản ủy quyền hợp pháp: Có công chứng hoặc chứng thực chữ ký theo quy định pháp luật (nếu thuộc trường hợp ủy quyền). Trường hợp người yêu cầu là cha, mẹ, vợ, chồng, con thì không cần văn bản ủy quyền nhưng phải xuất trình hoặc nộp giấy tờ chứng minh quan hệ thân nhân (như giấy đăng ký kết hôn, giấy khai sinh...);
3. Giấy tờ chứng minh diện miễn, giảm phí: Nếu thuộc các đối tượng người có công với cách mạng, người thuộc hộ nghèo, người khuyết tật, học sinh, sinh viên... theo quy định hiện hành.

Yêu cầu đặc biệt khi nộp qua đường bưu điện: Căn cứ theo điểm b khoản 1 Điều 22 Nghị định 216/2026/NĐ-CP, khi nộp hồ sơ thông qua bưu chính công ích, Tờ khai yêu cầu bắt buộc phải có chứng thực chữ ký của người yêu cầu tại Ủy ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng trước khi đóng gói gửi đi.

3. Nộp hồ sơ xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp ở đâu?

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận là điều kiện tiên quyết để hồ sơ không bị chuyển trả lòng vòng:

Trường hợp nộp trực tiếp tại cơ quan chức năng

Người yêu cầu có thể trực tiếp mang hồ sơ đến nộp tại Cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp nơi cư trú hoặc Cơ quan có thẩm quyền nơi gần nhất rất thuận tiện, linh hoạt theo cơ chế tiếp nhận hiện hành.

Trường hợp gửi qua đường bưu điện

Khi gửi hồ sơ qua bưu chính, địa chỉ nơi nhận được phân định cụ thể như sau:

• Đối với công dân Việt Nam:
  • Gửi hồ sơ về cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp nơi đăng ký thường trú;
  • Trường hợp không có nơi thường trú thì gửi đến cơ quan nơi tạm trú;
  • Trường hợp công dân Việt Nam đang cư trú ở nước ngoài thì gửi đến cơ quan có thẩm quyền tại nơi cư trú trước khi xuất cảnh.
• Đối với người nước ngoài:
  • Nếu đang sinh sống, cư trú tại Việt Nam: Gửi về cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp nơi đang cư trú;
  • Nếu đã xuất cảnh và rời khỏi Việt Nam: Gửi hồ sơ trực tiếp đến Cơ quan có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc Bộ Công an.

Công dân có thể gửi hồ sơ và đăng ký nhận kết quả tận nhà thông qua dịch vụ bưu chính công ích (ảnh minh họa)

4. Quy trình xử lý và tiếp nhận hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Theo khoản 2 Điều 13 Thông tư 101/2026/TT-BCA, khi tiếp nhận hồ sơ từ người dân, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ của đối tượng, nội dung Tờ khai, chứng thực chữ ký và các giấy tờ đi kèm. Tùy từng tình trạng hồ sơ, quy trình xử lý sẽ diễn ra như sau:

• Hồ sơ hợp lệ và đầy đủ: Cơ quan tiếp nhận lập ngay Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả (Biểu mẫu số 10) giao cho người nộp hoặc gửi qua bưu điện/điện tử;
• Hồ sơ còn thiếu sót: Cơ quan chức năng ban hành văn bản hướng dẫn bổ sung hồ sơ theo Biểu mẫu số 11, nêu rõ từng nội dung cần hoàn thiện. Trong thời hạn 15 ngày, nếu người yêu cầu không hoàn thiện bổ sung thông tin, cơ quan thụ lý sẽ tiến hành đóng hồ sơ và thông báo chính thức;
• Hồ sơ không đủ điều kiện: Cơ quan có thẩm quyền từ chối tiếp nhận bằng văn bản theo Biểu mẫu số 12 (Phiếu từ chối tiếp nhận hồ sơ) và nêu rõ nguyên nhân từ chối.

Cần lưu ý: Trường hợp người dân có nhu cầu đề nghị cấp đồng thời cả Phiếu lý lịch tư pháp số 01 và Phiếu lý lịch tư pháp số 02 trong cùng một đợt thì bắt buộc phải chuẩn bị 02 bộ hồ sơ riêng biệt và thực hiện nộp phí cung cấp thông tin theo quy định.

5. Quy định về tra cứu thông tin và trả kết quả qua đường bưu điện

Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ và thu phí (xuất biên lai điện tử), cơ quan có thẩm quyền tiến hành tra cứu, trích xuất dữ liệu án tích trên hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, xác minh tình trạng cấm đảm nhiệm chức vụ, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã.

Sau khi Phiếu lý lịch tư pháp được Cục trưởng Cục Hồ sơ nghiệp vụ, Giám đốc Công an cấp tỉnh hoặc người được ủy quyền phê duyệt và ký duyệt hợp lệ, kết quả sẽ được trả cho công dân theo hình thức đã đăng ký trong Tờ khai ban đầu.

Đối với hình thức trả kết quả qua dịch vụ bưu chính công ích, cơ quan cấp Phiếu tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc bảo mật thông tin đời tư cá nhân theo Nghị định 216/2026/NĐ-CP. Đơn vị bưu chính có trách nhiệm phát chuyển bảo đảm tận tay người yêu cầu cấp Phiếu hoặc người đại diện hợp pháp, người nhận thanh toán cước phí dịch vụ chuyển phát trực tiếp cho bưu tá khi nhận bưu phẩm.

Việc nắm vững toàn bộ quy trình, chuẩn bị chu đáo từ tờ khai, chữ ký chứng thực đến hồ sơ đi kèm sẽ giúp công dân chủ động tối đa thời gian và chi phí khi thực hiện thủ tục cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tiếp hoặc qua đường bưu điện.