Trong bối cảnh ngày Phụ nữ Việt Nam 20/10 đang đến gần, nhiều doanh nghiệp thường tổ chức tặng quà hoặc tiền cho nhân viên nữ nhằm động viên tinh thần lao động. Tuy nhiên, một câu hỏi pháp lý quan trọng mà bộ phận kế toán thường thắc mắc là: Các khoản chi này có được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và có được khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT) hay không?

1. Khoản chi quà tặng 20/10 có được tính vào chi phí được trừ?

Theo quy định tại Nghị định 91/2014/NĐ-CP và được hướng dẫn cụ thể tại Thông tư 96/2015/TT-BTC, các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

• Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Tổng số chi có tính chất phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.

Cụ thể, tại khoản 4 Điều 3 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về các khoản chi phúc lợi bao gồm:

"Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị; chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở đào tạo; chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau; chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập; chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động; chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động... và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác."

Như vậy, tiền mua quà tặng nhân viên nữ ngày 20/10 được xếp vào nhóm "khoản chi có tính chất phúc lợi khác" và hoàn toàn được tính vào chi phí hợp lý nếu đảm bảo định mức tổng chi phúc lợi không vượt quá 01 tháng lương bình quân.

2. Quy định về khấu trừ thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Đối với thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phúc lợi, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định tại Thông tư 26/2015/TT-BTC. Theo đó, thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ hình thành tài sản cố định hoặc chi phí phúc lợi cho người lao động được khấu trừ nếu có hóa đơn GTGT hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên.

3. Cách lập hóa đơn đối với hàng biếu, tặng nhân viên

Một sai lầm phổ biến là doanh nghiệp mua quà về rồi phát trực tiếp mà không lập hóa đơn xuất kho. Theo Thông tư 119/2014/TT-BTC, khi doanh nghiệp xuất hàng hóa để cho, biếu, tặng người lao động thì phải lập hóa đơn.

Trên hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu và tính thuế GTGT như hóa đơn xuất bán hàng hóa thông thường cho khách hàng. Giá tính thuế GTGT đối với hàng hóa biếu tặng là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động biếu tặng.

4. Lời khuyên cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế trong dịp 20/10/2018, doanh nghiệp cần:

• Lưu trữ đầy đủ hóa đơn mua hàng (hóa đơn GTGT).
• Có quyết định của Ban Giám đốc hoặc Công đoàn về việc tặng quà cho nhân viên nữ.
• Lập danh sách nhân viên nhận quà có ký xác nhận.
• Thực hiện xuất hóa đơn đầu ra cho hàng biếu tặng theo đúng quy định để tránh bị truy thu thuế khi quyết toán.

Việc tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 91/2014/NĐ-CP không chỉ giúp doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm đến lao động nữ mà còn giúp minh bạch hóa các khoản chi phí, tránh các rủi ro pháp lý không đáng có với cơ quan thuế.