Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ của ngành Thuế, việc nắm vững cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn là kỹ năng không thể thiếu đối với mọi kế toán và chủ doanh nghiệp. Đặc biệt, kể từ ngày 01/07/2022, khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC chính thức có hiệu lực bắt buộc, quy trình này đã có những thay đổi quan trọng mà người nộp thuế cần lưu ý để đảm bảo tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào.

1. Tại sao cần tra cứu thông báo phát hành hóa đơn?

Việc tra cứu không chỉ giúp doanh nghiệp xác nhận hóa đơn mình nhận được có hợp lệ hay không mà còn giúp tránh các rủi ro về thuế như: hóa đơn giả, hóa đơn chưa thông báo phát hành, hoặc hóa đơn của các doanh nghiệp đã ngừng hoạt động. Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể dẫn đến những mức phạt hành chính rất nặng.

2. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78

Đây là phương thức tra cứu phổ biến nhất trong năm 2023, áp dụng cho các loại hóa đơn điện tử mới có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế.

Bước 1: Truy cập Cổng thông tin hóa đơn điện tử

Người nộp thuế truy cập vào địa chỉ chính thức của Tổng cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

Bước 2: Nhập thông tin tra cứu

Tại giao diện trang chủ, bạn cần điền đầy đủ các thông tin bắt buộc bao gồm:

• Mã số thuế người bán: Nhập chính xác MST của đơn vị xuất hóa đơn.
• Loại hóa đơn: Chọn loại hóa đơn tương ứng (Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng...).
• Ký hiệu hóa đơn: Nhập ký hiệu (ví dụ: 1C23TAA).
• Số hóa đơn: Nhập số hóa đơn cần kiểm tra.
• Tổng tiền thuế/Tổng tiền thanh toán: Nhập số tiền tương ứng trên hóa đơn.
• Mã xác thực: Nhập đúng các ký tự hiển thị trên màn hình.

Bước 3: Kiểm tra kết quả

Sau khi nhấn "Tìm kiếm", hệ thống sẽ trả về trạng thái của hóa đơn. Nếu kết quả hiển thị "Đã nhận hóa đơn" hoặc "Hóa đơn hợp lệ", bạn có thể hoàn toàn yên tâm về tính pháp lý của chứng từ này.

3. Tra cứu thông báo phát hành hóa đơn theo hệ thống cũ (Dành cho hóa đơn cũ)

Đối với các hóa đơn được phát hành trước thời điểm chuyển đổi sang Thông tư 78, bạn vẫn thực hiện tra cứu tại trang tracuuhoadon.gdt.gov.vn.

Quy trình thực hiện:

1. Chọn menu Thông tin thông báo phát hành => Hóa đơn => Tổ chức, cá nhân.
2. Nhập MST người bán và khoảng thời gian phát hành hóa đơn.
3. Nhập mã xác thực và nhấn "Tìm kiếm".
4. Click vào ngày phát hành để xem chi tiết mẫu số, ký hiệu và số lượng hóa đơn đã thông báo.

4. Những lưu ý quan trọng dành cho kế toán năm 2023

Trong quá trình tra cứu, nếu gặp trường hợp hệ thống báo "Không tìm thấy thông tin", bạn cần liên hệ ngay với người bán để kiểm tra lại xem họ đã gửi dữ liệu hóa đơn lên cơ quan thuế chưa hoặc có sai sót gì trong quá trình nhập liệu hay không.

"Người nộp thuế có trách nhiệm tra cứu, đối chiếu thông tin hóa đơn điện tử để đảm bảo tính chính xác và hợp pháp của chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật về thuế."

Việc chủ động kiểm tra thông tin không chỉ là quyền lợi mà còn là trách nhiệm của doanh nghiệp để bảo vệ mình trước các rủi ro thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách tra cứu thông báo phát hành hóa đơn cập nhật mới nhất cho năm 2023. Nếu quý khách còn bất kỳ thắc mắc nào về quy định hóa đơn chứng từ, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ kịp thời.