Trong hoạt động quản lý doanh nghiệp, việc kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ bắt buộc và quan trọng nhất. Đối với các Công ty TNHH một thành viên, việc sử dụng đúng biểu mẫu và kê khai chính xác các chỉ tiêu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro về xử phạt hành chính. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết cách lập Tờ khai khấu trừ thuế TNCN (Mẫu số 05/KK-TNCN) theo quy định hiện hành trong năm 2019.

Chuyên viên kế toán thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân cho doanh nghiệp (ảnh minh họa)

1. Căn cứ pháp lý và đối tượng áp dụng Mẫu 05/KK-TNCN

Tại thời điểm năm 2019, việc kê khai thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 92/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khấu trừ thuế và khai thuế theo mẫu này.

Cụ thể, theo quy định tại Luật Thuế thu nhập cá nhân, doanh nghiệp phải thực hiện khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho người lao động nếu thu nhập đó đến mức phải nộp thuế sau khi đã trừ các khoản giảm trừ gia cảnh.

"Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm kê khai, khấu trừ, nộp thuế vào ngân sách nhà nước và quyết toán thuế đối với các loại thu nhập chịu thuế trả cho đối tượng nộp thuế."

2. Hướng dẫn chi tiết cách điền các chỉ tiêu trên tờ khai

Để hoàn thành tờ khai 05/KK-TNCN, kế toán cần tập hợp bảng lương và danh sách nhân sự trong kỳ (tháng hoặc quý). Dưới đây là cách xác định các chỉ tiêu trọng yếu:

• Chỉ tiêu [21] - Tổng số người lao động: Là tổng số cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công mà doanh nghiệp đã trả trong kỳ.
• Chỉ tiêu [22] - Cá nhân cư trú có hợp đồng lao động: Chỉ tính những người lao động là cá nhân cư trú ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
• Chỉ tiêu [27] - Thu nhập chịu thuế trả cho cá nhân cư trú: Là tổng các khoản thu nhập chịu thuế (không bao gồm các khoản được miễn thuế theo quy định) trả cho cá nhân cư trú trong kỳ.
• Chỉ tiêu [33] - Thuế TNCN đã khấu trừ của cá nhân cư trú: Đây là số thuế mà doanh nghiệp đã thực tế khấu trừ từ lương của người lao động cư trú theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc thuế suất 10% (đối với hợp đồng dưới 3 tháng).

Mẫu tờ khai 05/KK-TNCN được trình bày rõ ràng trên bàn làm việc (ảnh minh họa)

3. Mức giảm trừ gia cảnh áp dụng trong năm 2019

Kế toán cần lưu ý, trong năm 2019, mức giảm trừ gia cảnh vẫn được áp dụng theo quy định cũ (trước khi có Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14). Cụ thể:

• Giảm trừ cho bản thân người nộp thuế: 9.000.000 đồng/tháng (108 triệu đồng/năm).
• Giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 3.600.000 đồng/tháng.

Việc xác định đúng mức giảm trừ là điều kiện tiên quyết để tính toán chính xác số thuế TNCN phải khấu trừ tại chỉ tiêu [33] và [34].

4. Thời hạn nộp tờ khai và trách nhiệm của doanh nghiệp

Tùy vào quy mô và doanh thu, Công ty TNHH một thành viên có thể lựa chọn kê khai theo tháng hoặc theo quý:

• Kê khai theo tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
• Kê khai theo quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của quý tiếp theo quý phát sinh nghĩa vụ thuế.

Lưu ý: Nếu trong kỳ doanh nghiệp không phát sinh khấu trừ thuế TNCN (không có nhân viên nào đến mức phải nộp thuế) thì doanh nghiệp không phải nộp tờ khai tháng/quý, nhưng vẫn phải thực hiện quyết toán thuế năm.

5. Kết luận và lời khuyên cho kế toán

Việc lập tờ khai 05/KK-TNCN đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác trong việc phân loại cá nhân cư trú và không cư trú, cũng như xác định các khoản thu nhập miễn thuế. Doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK) phiên bản mới nhất để hạn chế sai sót về mặt tính toán và định dạng dữ liệu trước khi gửi đến cơ quan thuế.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào về việc áp dụng các khoản phụ cấp, trợ cấp không tính vào thu nhập chịu thuế, kế toán nên tham khảo kỹ Thông tư 111/2013/TT-BTC để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động và sự an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.