Trong hoạt động hành chính hàng ngày, việc chứng thực bản sao từ bản chính là nhu cầu thiết yếu của người dân. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ in ấn, nhiều người băn khoăn liệu một bản photocopy màu - vốn có độ chân thực rất cao - có được cơ quan nhà nước chấp nhận để chứng thực hay không? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết quy định pháp luật về vấn đề này tại thời điểm năm 2019.

1. Bản photocopy màu có được chứng thực bản sao từ bản chính?

Để trả lời câu hỏi này, trước hết cần hiểu rõ bản chất của việc chứng thực. Theo quy định tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

"Chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính."

Đồng thời, khái niệm về bản sao cũng được làm rõ: Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Pháp luật hiện hành không cấm việc sử dụng bản photocopy màu để thực hiện chứng thực.

Về nguyên tắc, người thực hiện chứng thực sẽ kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao (ở đây là bản photo màu). Nếu nội dung bản sao hoàn toàn khớp với bản chính và bản chính không thuộc các trường hợp bị từ chối chứng thực (như bị tẩy xóa, sửa chữa, giả mạo...), thì cơ quan có thẩm quyền phải thực hiện chứng thực cho người dân.

2. Thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính ở đâu?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người dân có thể lựa chọn các địa điểm sau để thực hiện thủ tục:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với nước ngoài cấp hoặc chứng nhận.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã): Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
• Cơ quan đại diện ngoại giao: Thực hiện chứng thực cho người Việt Nam ở nước ngoài.
• Tổ chức hành nghề công chứng: Bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng, có thẩm quyền tương đương như Phòng Tư pháp và UBND cấp xã trong việc chứng thực bản sao.

3. Mức phí chứng thực bản sao từ bản chính năm 2019

Mức phí chứng thực được thực hiện thống nhất theo quy định tại Điều 4 Thông tư 226/2016/TT-BTC và hướng dẫn tại Quyết định 1024/QĐ-BTP như sau:

Lưu ý: Trang làm căn cứ thu phí là trang của bản chính. Đối với việc chứng thực tại Cơ quan đại diện ngoại giao, mức phí thường được quy định là 10 USD/bản.

4. Những lưu ý quan trọng khi đi chứng thực

Dù bản photo màu được chấp nhận, nhưng người dân cần lưu ý các trường hợp bản chính không được dùng làm cơ sở để chứng thực bản sao theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
• Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
• Bản chính đóng dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không đóng dấu mật nhưng ghi rõ không được sao chụp.
• Bản chính có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền vận động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam...
• Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận chưa được hợp pháp hóa lãnh sự (trừ các trường hợp được miễn).

Việc nắm rõ các quy định này sẽ giúp người dân tiết kiệm thời gian và công sức khi thực hiện các thủ tục hành chính liên quan đến chứng thực bản sao từ bản chính.