Trong bối cảnh các doanh nghiệp đang gấp rút chuyển đổi sang hóa đơn điện tử theo lộ trình của Bộ Tài chính vào những tháng cuối năm 2021, một vấn đề tưởng chừng đơn giản nhưng lại gây ra không ít tranh cãi trên các diễn đàn kế toán: Quy cách ghi số hóa đơn chuẩn. Nhiều kế toán băn khoăn liệu số hóa đơn chỉ gồm một chữ số (ví dụ: số 1) hay phải có đầy đủ các số 0 phía trước (ví dụ: 00000001) mới đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Sự khác biệt giữa lý thuyết và thực tế hiển thị số hóa đơn

Thực tế ghi nhận từ các doanh nghiệp đã triển khai sớm cho thấy có hai hình thức thể hiện số hóa đơn phổ biến:

• Định dạng rút gọn: Chỉ hiển thị số thứ tự thực tế, bắt đầu từ 1, 2, 3...
• Định dạng đầy đủ: Luôn hiển thị đủ 8 chữ số với các số 0 đứng trước như 00000001, 00000002...

Việc hiển thị này phụ thuộc hoàn toàn vào thiết lập của tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp đang sử dụng. Tuy nhiên, điều này đã dẫn đến tình trạng bên mua từ chối nhận hóa đơn vì cho rằng định dạng "số 1" là không đúng quy chuẩn cũ (vốn quen thuộc với 7 hoặc 8 chữ số).

Căn cứ pháp lý: Giải mã quy định tại Nghị định 123

Để làm rõ vấn đề này, chúng ta cần đối chiếu trực tiếp với quy định tại khoản 3 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

"a) Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hóa đơn. Số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999..."

"b) Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số."

Dựa trên quy định này, chúng ta có thể rút ra các điểm mấu chốt sau:

1. Về số lượng chữ số: Luật chỉ quy định "tối đa 8 chữ số", không bắt buộc phải luôn hiển thị đủ 8 chữ số. Do đó, việc ghi số 1 hay 00000001 đều nằm trong phạm vi cho phép của pháp luật.
2. Về tính liên tục: Quan trọng nhất là hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn trong cùng một ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
3. Về chu kỳ: Số hóa đơn sẽ bắt đầu lại từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm. Đây là điểm mới so với các quy định trước đây khi số hóa đơn thường kéo dài qua nhiều năm cho đến khi hết quyển.

Lời khuyên cho doanh nghiệp và kế toán trong giai đoạn chuyển đổi

Qua khảo sát thực tế tại thời điểm tháng 12/2021, hệ thống của Tổng cục Thuế vẫn tiếp nhận và cấp mã bình thường cho cả hai định dạng số hóa đơn nêu trên. Khi tra cứu trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử, kết quả trả về là đồng nhất dù người dùng nhập "1" hay "00000001".

Đối với bên bán:

Doanh nghiệp nên chủ động trao đổi với đơn vị cung cấp giải pháp để thống nhất cách hiển thị. Nếu khách hàng (bên mua) quá khắt khe, việc để định dạng 8 chữ số (có các số 0 phía trước) có thể giúp quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi hơn, tránh các tranh cãi không đáng có về mặt hình thức.

Đối với bên mua:

Kế toán bên mua cần cập nhật quy định mới tại Nghị định 123 để tránh việc từ chối hóa đơn hợp lệ của nhà cung cấp. Việc hóa đơn chỉ hiển thị một chữ số không phải là căn cứ để kết luận hóa đơn đó sai quy định.

Kết luận: Quy cách ghi số hóa đơn theo quy định mới đã linh hoạt hơn rất nhiều. Điều cốt lõi mà cơ quan thuế quản lý là tính duy nhất, tính liên tục và sự minh bạch trong dữ liệu điện tử được truyền về hệ thống. Hy vọng những chia sẻ này sẽ giúp quý doanh nghiệp tự tin hơn trong quá trình thực hiện các thủ tục về thuế và hóa đơn.