Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, đặc biệt là với loại hình Công ty TNHH hai thành viên trở lên mới thành lập, việc thiết lập hệ thống hóa đơn là bước đi sống còn để thực hiện các giao dịch kinh tế đúng pháp luật. Tại thời điểm đầu năm 2020, mặc dù lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang được đẩy mạnh, nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn hình thức hóa đơn đặt in hoặc tự in theo quy định hiện hành.

Tầm quan trọng của Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn đối với Công ty TNHH

Đối với một Công ty TNHH hai thành viên trở lên, việc được cơ quan thuế chấp thuận sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ giúp doanh nghiệp hợp thức hóa doanh thu mà còn khẳng định uy tín với đối tác. Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn là văn bản chính thức gửi tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp để thông báo về việc doanh nghiệp đã đáp ứng đủ các điều kiện về cơ sở vật chất, nhân sự và địa điểm kinh doanh để tự chịu trách nhiệm về việc in ấn và sử dụng hóa đơn.

Căn cứ pháp lý và điều kiện áp dụng năm 2020

Tính đến ngày 26/02/2020, các quy định về hóa đơn vẫn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, doanh nghiệp muốn sử dụng hóa đơn đặt in hoặc tự in cần lưu ý các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp phải có địa điểm kinh doanh cố định, có quyền sử dụng hợp pháp.
• Có đầy đủ trang thiết bị, máy móc hoặc hợp đồng với đơn vị in ấn đủ điều kiện.
• Không thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế hoặc đang trong quá trình bị cưỡng chế hóa đơn.

Hướng dẫn chi tiết cách soạn thảo Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn

Để đảm bảo hồ sơ được cơ quan thuế chấp thuận ngay từ lần đầu, người phụ trách kế toán của Công ty TNHH cần điền đầy đủ và chính xác các thông tin sau:

1. Thông tin định danh: Tên người nộp thuế, mã số thuế và địa chỉ trụ sở chính phải khớp hoàn toàn với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
2. Lĩnh vực hoạt động: Ghi rõ ngành nghề kinh doanh chính mà doanh nghiệp đang triển khai.
3. Lựa chọn hình thức hóa đơn: Doanh nghiệp cần xác định rõ là đề nghị sử dụng hóa đơn "Tự in" hay "Đặt in".
4. Cam kết: Đây là phần quan trọng thể hiện trách nhiệm của doanh nghiệp trước pháp luật về việc sử dụng hóa đơn đúng mục đích.

Mẫu Đơn đề nghị sử dụng hóa đơn GTGT (Mẫu 3.1)

Dưới đây là nội dung mẫu đơn chuẩn theo quy định tại Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư 39/2014/TT-BTC:

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

........, ngày ....... tháng .......năm .......

ĐỀ NGHỊ SỬ DỤNG HÓA ĐƠN ... (tự in/đặt in)

Kính gửi: ....(Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp)……………….

Tên người nộp thuế: .................................................................................................
Mã số thuế: ...............................................................................................................
Địa chỉ trụ sở chính: ...........................................................
Địa chỉ nhận thông báo thuế: ...............................................
Số điện thoại liên hệ: .................................................................................................
Người đại diện theo pháp luật: ............................................
Ngành nghề kinh doanh chính: .............................................................................................................................................

Qua nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật quy định về hóa đơn, chúng tôi nhận thấy đã đáp ứng đầy đủ điều kiện để được sử dụng hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi đề nghị ... (Tên cơ quan thuế quản lý trực tiếp) chấp thuận cho chúng tôi sử dụng hóa hóa đơn ...... (tự in/đặt in).

Chúng tôi cam kết sử dụng hóa đơn theo đúng quy định. Nếu vi phạm, tổ chức xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật./.

NGƯỜI NỘP THUẾ (Ký, ghi rõ họ tên; chức vụ và đóng dấu)

Những lưu ý quan trọng khi nộp đơn cho cơ quan thuế

Sau khi nộp đơn, cơ quan thuế sẽ có thời hạn nhất định (thường là trong vòng 2-5 ngày làm việc) để kiểm tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp. Trong thời gian này, Công ty TNHH cần chuẩn bị sẵn sàng các giấy tờ như hợp đồng thuê nhà, biển hiệu công ty và các thiết bị văn phòng cần thiết. Việc chuẩn bị chu đáo sẽ giúp quá trình thông báo phát hành hóa đơn diễn ra thuận lợi, tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty.