Trong hoạt động kinh doanh, không ít trường hợp kế toán gặp phải tình trạng ngày lập hóa đơn và ngày ký số của người bán không trùng khớp. Điều này thường gây ra tâm lý lo ngại về tính hợp lệ của chứng từ cũng như rủi ro bị cơ quan thuế xử phạt. Vậy pháp luật hiện hành quy định thế nào về vấn đề này?

Hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau có hợp lệ không?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử vẫn được coi là hợp lệ ngay cả khi ngày lập và ngày ký số không trùng nhau. Tuy nhiên, thời điểm để người mua kê khai, khấu trừ thuế và người bán tính doanh thu thuế sẽ căn cứ vào ngày lập hóa đơn.

Cụ thể, tại khoản 8 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP nêu rõ:

"Thời điểm lập hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định này và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch."

Thời điểm lập hóa đơn chuẩn theo quy định pháp luật

Việc xác định đúng thời điểm lập hóa đơn là vô cùng quan trọng để tránh các sai sót về kỳ kê khai thuế. Theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được quy định cho từng hoạt động cụ thể:

• Bán hàng hóa: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Cung cấp dịch vụ: Là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.
• Xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành.

Rủi ro bị phạt do chậm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử

Mặc dù hóa đơn vẫn hợp lệ, nhưng nếu việc ký số diễn ra quá muộn dẫn đến việc chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế bị chậm trễ, doanh nghiệp có thể đối mặt với án phạt hành chính nặng nề. Căn cứ theo Điều 30 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, các mức phạt được quy định như sau:

• Phạt từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Chậm chuyển dữ liệu từ 01 đến 05 ngày làm việc.
• Phạt từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Chậm chuyển dữ liệu từ 06 đến 10 ngày làm việc hoặc chuyển bảng tổng hợp không đầy đủ số lượng.
• Phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng: Chậm chuyển dữ liệu từ 11 ngày làm việc trở lên hoặc không chuyển dữ liệu cho cơ quan thuế.

Lời khuyên cho kế toán và doanh nghiệp

Để tối ưu hóa quy trình và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có, doanh nghiệp nên:

1. Thiết lập quy trình ký số ngay sau khi lập hóa đơn để đảm bảo tính đồng nhất về thời gian.
2. Thường xuyên kiểm tra trạng thái gửi dữ liệu lên cơ quan thuế trên phần mềm hóa đơn điện tử.
3. Trong trường hợp bất khả kháng dẫn đến ngày ký khác ngày lập, cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh thời điểm giao dịch thực tế để giải trình khi cần thiết.

Việc nắm vững các quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính và tuân thủ pháp luật thuế.