Giấy khai sinh không chỉ là giấy tờ hộ tịch đầu tiên của mỗi con người mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để thực hiện các giao dịch dân sự, thủ tục hành chính như đi học, làm hộ chiếu hay đăng ký kết hôn. Tuy nhiên, trong cuộc sống, không ít trường hợp người dân vô tình làm thất lạc hoặc hư hỏng bản chính. Câu hỏi đặt ra là: Có được cấp lại giấy khai sinh bị mất không và thủ tục thực hiện như thế nào?

1. Điều kiện để được đăng ký lại khai sinh khi bị mất bản chính

Theo quy định hiện hành, không phải mọi trường hợp mất giấy khai sinh đều được cấp lại bản chính mới. Việc đăng ký lại khai sinh chỉ được thực hiện khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện khắt khe tại Điều 24 Nghị định 123/2015/NĐ-CP:

"1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại."

Như vậy, có hai điều kiện tiên quyết:

• Việc khai sinh đã đăng ký trước ngày 01/01/2016.
• Cả Sổ hộ tịch và bản chính Giấy khai sinh đều bị mất.

Nếu Sổ hộ tịch vẫn còn lưu trữ tại cơ quan đăng ký hộ tịch, bạn sẽ không được đăng ký lại khai sinh mà chỉ được cấp bản sao trích lục.

2. Giải pháp khi không đủ điều kiện cấp lại giấy khai sinh bản chính

Trong trường hợp Sổ hộ tịch vẫn còn nhưng bạn làm mất bản chính, giải pháp tối ưu nhất là xin cấp Trích lục khai sinh (bản sao). Nhiều người lo ngại bản sao không có giá trị như bản chính, nhưng theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, giá trị pháp lý của nó là tương đương:

"1. Bản sao được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác."

Thủ tục xin trích lục khá đơn giản, bạn chỉ cần mang theo giấy tờ tùy thân đến UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc nơi cư trú hiện tại (nếu đã cập nhật dữ liệu điện tử) để yêu cầu cấp bản sao.

3. Hướng dẫn chi tiết thủ tục đăng ký lại khai sinh

Nếu thuộc trường hợp được đăng ký lại theo Nghị định 123/2015/NĐ-CP, bạn thực hiện theo hướng dẫn tại Quyết định 1872/QĐ-BTP như sau:

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

• Tờ khai: Theo mẫu quy định, có cam đoan về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có.
• Giấy tờ chứng minh nội dung khai sinh: Bản sao Giấy khai sinh cũ (nếu có), học bạ, bằng tốt nghiệp, CCCD, hộ chiếu hoặc các giấy tờ khác có thông tin về ngày tháng năm sinh, cha mẹ.
• Giấy tờ tùy thân: CCCD/Hộ chiếu còn giá trị sử dụng.

3.2. Cơ quan có thẩm quyền và trình tự thực hiện

Thẩm quyền giải quyết thuộc về UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh trước đây hoặc UBND cấp xã nơi người yêu cầu đang cư trú.

Trình tự thực hiện:

1. Nộp hồ sơ: Người dân nộp trực tiếp hoặc qua bưu chính, cổng dịch vụ công trực tuyến.
2. Xác minh: Công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra hồ sơ. Nếu đăng ký tại nơi cư trú mới, cơ quan tiếp nhận sẽ gửi văn bản đề nghị nơi đăng ký cũ xác minh việc mất Sổ hộ tịch.
3. Trả kết quả: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ (hoặc nhận được kết quả xác minh), nếu thấy thông tin chính xác, Chủ tịch UBND cấp xã sẽ ký cấp Giấy khai sinh mới.

Lệ phí: Được miễn lệ phí đối với người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. Các trường hợp khác nộp theo mức phí do Hội đồng nhân dân cấp tỉnh quy định.

Việc mất giấy khai sinh bản chính tuy gây ra nhiều phiền hà nhưng với các quy định thông thoáng hiện nay, người dân hoàn toàn có thể chủ động thực hiện các thủ tục pháp lý để bảo vệ quyền lợi của mình. Nếu bạn gặp khó khăn trong quá trình thực hiện, hãy liên hệ với cơ quan tư pháp địa phương để được hướng dẫn cụ thể nhất.