Đăng ký khai tử không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là thủ tục quan trọng để giải quyết các vấn đề về thừa kế, chế độ tử tuất và quản lý dân cư. Tuy nhiên, trong thực tế, không ít trường hợp người dân gặp khó khăn khi thực hiện thủ tục này do thất lạc Giấy báo tử hoặc người thân đã qua đời từ rất lâu. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về vấn đề này?

1. Giấy báo tử và các loại giấy tờ có giá trị thay thế

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2015/NĐ-CP, việc đăng ký khai tử phải dựa trên Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế do cơ quan có thẩm quyền cấp. Tùy vào hoàn cảnh tử vong mà cơ quan cấp giấy tờ sẽ khác nhau:

• Chết tại cơ sở y tế: Thủ trưởng cơ sở y tế có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.
• Chết do thi hành án tử hình: Chủ tịch Hội đồng thi hành án tử hình cấp giấy xác nhận việc thi hành án tử hình.
• Bị Tòa án tuyên bố là đã chết: Bản án hoặc quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án sẽ thay thế Giấy báo tử.
• Chết do tai nạn, bị giết hoặc có nghi vấn: Văn bản xác nhận của cơ quan công an hoặc kết quả giám định pháp y là căn cứ pháp lý.
• Các trường hợp khác: Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử.

"2. Nội dung đăng ký khai tử được xác định theo Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay Giấy báo tử do cơ quan có thẩm quyền sau đây cấp: [...] Đối với người chết không thuộc một trong các trường hợp quy định tại các Điểm a, b, c và d Khoản này thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết có trách nhiệm cấp Giấy báo tử."

2. Giải pháp khi đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu

Một trong những vướng mắc lớn nhất là đăng ký khai tử cho những người đã qua đời từ nhiều thập kỷ trước, khi mà các giấy tờ hộ tịch chưa được quản lý chặt chẽ. Để tháo gỡ khó khăn này, Thông tư 04/2020/TT-BTP đã đưa ra các hướng dẫn mang tính vận dụng linh hoạt.

Cụ thể, tại khoản 1 Điều 13 Thông tư 04/2020/TT-BTP, người yêu cầu đăng ký khai tử cần cung cấp các tài liệu chứng minh sự kiện chết như:

• Hồ sơ, lý lịch cá nhân đi học, đi làm có ghi nhận thông tin tử vong.
• Biên bản xác minh tai nạn, Giấy chứng nhận mai táng hoặc Hợp đồng hỏa táng.
• Văn bản xác nhận của chính quyền hoặc công an địa phương.

3. Vận dụng các chứng cứ thực tế trong xác minh hộ tịch

Trong trường hợp không thể tìm lại bất kỳ giấy tờ hành chính nào, cơ quan đăng ký hộ tịch có thể xem xét các bằng chứng thực tế khác. Đây là điểm mới đầy nhân văn trong quy định pháp luật về Luật Hộ tịch 2014.

Các bằng chứng có thể được chấp nhận bao gồm: Gia phả dòng họ, giấy tờ tùy thân cũ của người chết, ảnh bia mộ, hoặc văn bản xác nhận của người làm chứng. Tuy nhiên, các thông tin này phải được cơ quan chức năng kiểm tra, xác minh kỹ lưỡng và lập thành Biên bản xác minh trước khi thực hiện đăng ký.

4. Lời khuyên pháp lý

Khi thực hiện thủ tục khai tử mà thiếu giấy tờ, người dân nên chủ động phối hợp với Ủy ban nhân dân cấp xã để cung cấp tối đa các thông tin có thể. Việc trung thực trong cung cấp chứng cứ và người làm chứng sẽ giúp quá trình xác minh diễn ra nhanh chóng hơn. Nếu gặp vướng mắc về thẩm quyền hoặc quy trình, bạn có thể tham khảo thêm các hướng dẫn tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp quý khách hàng tháo gỡ được những khó khăn trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính quan trọng này.