Trong đời sống hàng ngày, việc chứng thực các loại giấy tờ, văn bản là một thủ tục hành chính vô cùng phổ biến và quan trọng. Tuy nhiên, không ít người dân vẫn còn lúng túng khi không biết chính xác cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết yêu cầu của mình, và đặc biệt là ai là người trực tiếp đặt bút ký vào những bản sao hay văn bản chứng thực đó.

Cán bộ tư pháp thực hiện quy trình chứng thực hồ sơ cho người dân (ảnh minh họa)

Việc xác định đúng người thực hiện chứng thực không chỉ giúp quy trình làm việc trở nên minh bạch mà còn đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản. Theo quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực được phân định rõ ràng cho từng cấp chính quyền và tổ chức hành nghề.

1. Thẩm quyền chứng thực thuộc về những cơ quan nào?

Căn cứ theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, tùy thuộc vào loại giấy tờ và nội dung cần chứng thực, người dân có thể tìm đến các cơ quan sau:

• Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ do cơ quan Việt Nam và nước ngoài cấp; chứng thực chữ ký (bao gồm cả chữ ký người dịch); chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản và di sản là động sản.
• Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (UBND cấp xã): Đây là nơi gần dân nhất, có thẩm quyền chứng thực bản sao giấy tờ do cơ quan Việt Nam cấp; chứng thực chữ ký (trừ chữ ký người dịch); chứng thực các hợp đồng giao dịch về nhà ở, đất đai, di chúc và văn bản từ chối nhận di sản.
• Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: Thực hiện chứng thực cho công dân Việt Nam đang sinh sống và làm việc tại nước ngoài đối với các loại giấy tờ tương tự như Phòng Tư pháp.
• Công chứng viên: Các tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng và Văn phòng công chứng) cũng có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính và chứng thực chữ ký tương đương với Phòng Tư pháp và UBND cấp xã.

Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả tại cơ quan hành chính nhà nước (ảnh minh họa)

2. Chân dung những người thực hiện chứng thực - Họ là ai?

Pháp luật quy định rất cụ thể về chức danh của những người có thẩm quyền ký chứng thực. Không phải bất kỳ cán bộ nào làm việc tại cơ quan tư pháp cũng có quyền ký vào văn bản của bạn. Cụ thể:

Tại Phòng Tư pháp cấp huyện

Theo quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, những người sau đây thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Phòng Tư pháp:

• Trưởng phòng Tư pháp;
• Phó Trưởng phòng Tư pháp.

Tại Ủy ban nhân dân cấp xã

Tại cấp cơ sở, thẩm quyền ký chứng thực thuộc về lãnh đạo UBND. Căn cứ khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người thực hiện là:

• Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
• Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã.

Lưu ý: Công chức Tư pháp - Hộ tịch là người tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và soạn thảo văn bản, nhưng không có thẩm quyền ký chứng thực.

Tại các tổ chức hành nghề công chứng

Đối với các văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng, người thực hiện chứng thực chính là:

• Công chứng viên.

Công chứng viên sẽ ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng nơi mình đang hành nghề.

Tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Đối với các trường hợp thực hiện tại nước ngoài, thẩm quyền thuộc về:

• Viên chức ngoại giao;
• Viên chức lãnh sự.

3. Trách nhiệm của người thực hiện chứng thực

Người thực hiện chứng thực không chỉ đơn thuần là người ký tên mà còn phải chịu trách nhiệm pháp lý rất lớn đối với hành vi của mình. Trích dẫn nguyên văn quy định về thẩm quyền:

"Người thực hiện chứng thực các việc quy định tại Khoản này, ký chứng thực và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. Người thực hiện chứng thực phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của bản sao so với bản chính, tính xác thực của chữ ký của người yêu cầu chứng thực."

Bên cạnh đó, họ có nghĩa vụ giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho người yêu cầu. Trong trường hợp phát hiện giấy tờ có dấu hiệu giả mạo hoặc nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội, người thực hiện chứng thực có quyền từ chối và giải thích lý do bằng văn bản.

4. Những lưu ý quan trọng về địa giới hành chính

Một điểm đáng lưu ý mà người dân thường nhầm lẫn là nơi thực hiện chứng thực. Theo khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP:

• Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực di chúc và hợp đồng giao dịch về động sản không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu. Bạn có thể thực hiện tại bất kỳ UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp nào thuận tiện nhất.
• Tuy nhiên, đối với các giao dịch liên quan đến bất động sản (đất đai, nhà ở), thẩm quyền bắt buộc thuộc về UBND cấp xã nơi có đất hoặc nơi có nhà.

Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về đội ngũ những người thực hiện chứng thực và thẩm quyền của từng cơ quan để có thể thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng và chính xác nhất.