Trong quản trị doanh nghiệp, đặc biệt là tại các Công ty TNHH hai thành viên trở lên có quy mô hoạt động phức tạp, việc quản lý chứng từ thuế và biên lai thu tiền là một mắt xích quan trọng để đảm bảo tính minh bạch tài chính. Bảng kê thanh toán biên lai không chỉ là một biểu mẫu hành chính mà còn là căn cứ pháp lý để đối soát dòng tiền và nghĩa vụ thuế của đơn vị đối với Nhà nước.

Căn cứ pháp lý và mục đích của Bảng kê thanh toán biên lai năm 2019

Tính đến thời điểm tháng 9 năm 2019, các quy định về quản lý thuế và chứng từ thu nộp ngân sách vẫn được điều chỉnh chủ yếu bởi Thông tư 156/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính. Theo đó, các tổ chức, cá nhân được ủy nhiệm thu hoặc có hoạt động thu thuế, phí, lệ phí phải thực hiện việc kê khai, nộp tiền và thanh quyết toán biên lai theo định kỳ.

Mục đích chính của việc lập bảng kê này bao gồm:

• Đối soát số liệu: Giúp kế toán và cơ quan thuế kiểm tra sự khớp đúng giữa số tiền thực thu và số lượng biên lai đã sử dụng.
• Quản lý phôi biên lai: Theo dõi các biên lai đã dùng, biên lai hỏng (xóa bỏ) để tránh thất thoát chứng từ có giá trị như tiền.
• Hoàn tất thủ tục nộp ngân sách: Là thành phần hồ sơ không thể thiếu khi cán bộ thu thực hiện nộp tiền vào kho bạc hoặc quỹ công ty.

"Mọi hành vi chậm thanh toán biên lai, chậm nộp tiền thuế đã thu vào ngân sách nhà nước đều bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế."

Hướng dẫn chi tiết cách lập Bảng kê thanh toán biên lai

Để đảm bảo bảng kê có giá trị pháp lý và không bị cơ quan thuế bác bỏ khi thanh tra, kế toán Công ty TNHH cần lưu ý các thông tin sau:

1. Thông tin định danh

Người lập biểu cần ghi rõ khoảng thời gian kê khai (từ ngày... đến ngày...). Đây thường là kỳ kế toán tháng hoặc quý tùy theo quy mô và đặc thù của doanh nghiệp. Tên cán bộ thu và tên loại biên lai thuế (ví dụ: Biên lai thu lệ phí môn bài, Biên lai thu phí đường bộ...) phải được ghi chính xác.

2. Chi tiết các cột trong bảng kê

Bảng kê thường bao gồm 10 cột chỉ tiêu chính, yêu cầu sự tỉ mỉ tuyệt đối:

• Ký hiệu và Quyển số: Ghi theo thông tin in trên phôi biên lai do cơ quan thuế cấp hoặc doanh nghiệp tự in đã thông báo phát hành.
• Từ số... Đến số...: Xác định dải số biên lai đã sử dụng trong kỳ.
• Số lượng xóa bỏ: Đây là chỉ tiêu quan trọng. Các biên lai viết sai, hỏng phải được gạch chéo và lưu giữ đầy đủ các liên để đối chiếu.
• Số thuế đã thu: Tổng số tiền ghi trên các biên lai đã sử dụng (trừ các số đã xóa bỏ).

3. Quy trình phê duyệt

Sau khi cán bộ thu lập bảng kê, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH phải kiểm tra lại toàn bộ chứng từ gốc đính kèm trước khi ký tên và đóng dấu. Trong bối cảnh năm 2019, việc lưu trữ chứng từ giấy vẫn chiếm ưu thế, do đó bảng kê cần được lập thành ít nhất 02 bản để các bên liên quan lưu giữ.

Những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý

Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa áp dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC, hệ thống biểu mẫu kế toán cần được thống nhất từ đầu năm tài chính. Việc để xảy ra tình trạng mất biên lai hoặc không lập bảng kê thanh toán đúng hạn có thể dẫn đến việc bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Nghị định của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế.

Hy vọng với hướng dẫn chi tiết trên, các kế toán viên và chủ doanh nghiệp Công ty TNHH có thể thực hiện công tác quản lý biên lai một cách khoa học, đúng quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm năm 2019.